(Post plus long que d’habitude, vu l’importance du sujet.)
C’est aussi la 300 ème note publiée sur ce blog ! Un beau sujet, pour cet anniversaire.
Février 2007 : Google annonce, à Paris, le lancement de Google Apps, une offre «participatique» de communication et de collaboration sur le Cloud.
Juin 2011 : Microsoft lance officiellement Office 365, sa nouvelle offre participatique.
En quelques jours, des dizaines d’articles et de blogs ont été publiés pour comparer ces deux offres.
Office 365, challenger de Google Apps !
Ce qui m’a le plus frappé ? La majorité des commentaires tournent autour du thème :
«Office 365, la réponse de Microsoft à Google Apps.»
C’est un peu le monde à l’envers ! De challenger, Google Apps devient l’homme à abattre ; c’est un signe fort de l’impact qu’a eu Google Apps en 4 ans.
Google a anticipé avec humour à cette annonce en publiant un blog au titre de circonstance :
«365 raisons de considérer Google Apps.»
Dans la droite ligne de sa culture Web, les équipes de Google utilisent le «crowdsourcing» pour établir cette liste de 365 raisons ; la liste définitive devrait être disponible rapidement.
J’avais déjà parlé d’Office 365 dans ce blog, lors de l’annonce de la version ß ; quand Microsoft, acteur dominant de la bureautique des années 90 (Office) annonce une nouvelle offre, nul ne peut l’ignorer.
Dans les lignes qui suivent, je vais mettre en évidence, aussi clairement que possible, les profondes différences entre Office 365 et Google Apps, pour aider les entreprises à choisir leur prochaine solution «Cloud», en toute connaissance de cause.
Technologie
Il faut savoir revenir aux fondamentaux pour sortir de l’ambiguïté qui entoure les annonces de certains fournisseurs.
Microsoft annonce qu’Office 365 est une solution Cloud : est-ce exact, sur le plan technique ?
-La réponse à cette question est sans appel : NON !
Deux éléments clefs manquent à l’offre Office 365.
1 - Navigateur vs client lourd. Il existe une version «basique» d’Office 365 accessible depuis un navigateur, mais pour «travailler sérieusement», avec les versions professionnelles, il est nécessaire d’utiliser un client lourd, Office 2010/Outlook 2010 sur le poste de travail.
A l’inverse l’intégralité des fonctionnalités de Google Apps est disponible depuis un navigateur, depuis tout PC, Macintosh, tablette ou smartphone.
Pas convaincu ? Posez la question aux malheureux DSI qui se sont fait piéger par Microsoft en déployant l’ancêtre d’Office 365, BPOS en 2010.
Microsoft leur annonce en 2011, tranquillement, qu’il leur faudra organiser une migration complète, et dans les 12 mois, vers Office 365.
C’est une excellente nouvelle pour les «partenaires» de Microsoft qui vont engranger beaucoup d’argent pour gérer cette migration complexe.
Par contre, pour les clients ...
Même les clients les plus anciens de Google Apps, comme Valeo ou Revevol, qui ont commencé à travailler avec cette solution dès 2007, n’ont jamais eu à gérer une seule migration, malgré les améliorations continuelles de l’offre ; plus de 100 innovations ont été proposées pendant la seule année 2010.
J’espère que les rares entreprises, et leur DSI, qui seraient encore tentés de migrer vers Office 365 auront compris la leçon ; elles doivent déjà budgéter la migration sur la prochaine version de l’offre de Microsoft.
Sera-t-elle appelée Office 366, pour tenir compte des années bissextiles.
Il faudra l’expliquer à la Direction Générale, à la Direction financière et à tous les utilisateurs ; je n’aimerais pas être à leur place.
2 - Multi-tenant vs multi-instance. Depuis plus de 10 ans, avec l’arrivée de la première grande solution SaaS (Software as a Service) sur le marché, Salesforce, on connait les avantages d’un logiciel multi-tenant :
- Une seule instance du logiciel pour tous les clients.
- Tous les clients utilisent la même version du logiciel, la dernière.
- Une mise à jour par l’éditeur est immédiatement disponible pour tous les clients.
Google Apps est nativement multi-tenant, comme tous les SaaS modernes.
Et Office 365 ? Réponse claire : Non !
Il existe encore deux versions différentes d’Office 365 :
- La version S, pour Standard, réservée aux petites et moyennes organisations.
- La version D, pour Dédicated (dédiée) qui, comme son nom l’indique, est une version multi-instances, réservée aux grandes entreprises. Chaque entreprise disposera de sa propre instance d’Office 365 avec serveurs et fichiers dédiés.
C’est Eron Kelly lui-même, Responsable BPOS et Office 365 chez Microsoft, qui le dit dans un commentaire repris par Mary Jo Foley dans son blog :
Je cite : «Microsoft is so confident that it is multitenant-ready that it is planning to phase out over the next couple of years the Office 365- D (Dedicated) SKU. It isn’t doing so within the coming year, Kelly said, but “we expect one more generation of Dedicated, and then ultimately think (almost) all our customers are likely to go S (Standard).”
«Microsoft est suffisamment confiant sur le fait que nous sommes prêts pour le multi-tenant que nous allons abandonner, d’ici 2 ans, la version D. Ce ne sera pas le cas l’année prochaine, nous attendons encore une version dédiée, mais nous pensons que, à terme, (presque) tous nos clients utiliseront la version Standard»
En clair : pas de multi-tenant pour les grandes entreprises avant 2013.
Résumons :
- Techniquement, Google Apps est une solution Cloud Computing.
- Techniquement, Office 365 n’est pas une solution Cloud Computing.
Mobilité
Anywhere, Anytime, Anydevice (n'importe où, n’importe quand, sur n’importe quel outil).
C’est pour moi, et pour un nombre chaque jour plus grand de personnes, une priorité au moment de choisir mes outils informatiques professionnels.
Tablette iPad ou WebOS, Smartphone iOS ou Android, Notebook ou ChromeOS... Ils font tous partie des objets mobiles dont je me suis déjà servi ou dont je me servirais au cours des prochains mois.
C’est l’une des grandes conquêtes de l’informatique de ces dernières années ; je peux utiliser l’immense majorité des objets mobiles pour travailler ; La seule contrainte que j’ai pour accéder à Google Apps est de disposer d’un navigateur moderne.
Avec Office 365, plongeon immédiat 10 ans en arrière, quand seul un «objet Microsoft» permettait d’avoir accès aux applications professionnelles.
Même Office pour Macintosh est inopérant pour travailler avec Office 365 ; un comble !
Dans cet article, l’auteur analyse ce que l’on peut faire, et ne pas faire depuis les principaux outils mobiles du marché, et en tire une conclusion claire :
«En pratique, Office 365 est inutilisable depuis un objet mobile». Il y a, vous l’aurez deviné, une exception, Windows Mobile 7, l’OS mobile le plus diffusé au monde !
Encore plus grave :
« it's shocking that Office 365's Web apps rely on ActiveX and Silverlight controls for many of their capabilties. That proprietary dependence is why any browser other than a Microsoft one has at best limited access to the documents.»
«Il est choquant que les applications Web d’Office 365 s’appuient sur ActiveX (je croyais que cette catastrophe avait disparue) et Silverlight. Cette dépendance sur des outils propriétaires explique pourquoi un navigateur non Microsoft a, au mieux, un accès limité aux documents.».
Résumons : si vous souhaitez interdire à vos collaborateurs l’accès à vos outils de collaboration et de communication du futur depuis les objets mobiles modernes, faites le choix d’Office 365.
Collaboration
Natif Collaboratif Web ou natif PC personnel ? Une fois de plus, les arbitrages entre Google Apps et Office 365 sont limpides.
Tout contenu créé avec Google Apps, texte, tableau, présentation, blog, wiki, vidéo...est nativement partageable et ... partagé. C’est vrai pour tous les utilisateurs internes de votre entreprise ; c’est aussi vrai pour toutes les personnes avec qui vous souhaiter collaborer et partager : partenaires, fournisseurs ou clients.
Avec Office 365, dans les versions professionnelles, Office (oui, l’Office des années 90) reste l’outil privilégié de création des contenus. On peut ensuite, si le partage est indispensable, les porter sur un «Sharepoint».
Il est toujours possible de transformer une voiture à cheval et de remplacer ce dernier par un moteur ; cela n’en fera pas pour autant une voiture moderne !
Résumons : oui, il est possible d’avoir des usages collaboratifs avec Office 365 ; oui, mais la complexité, la lourdeur et la rigidité de la solution resteront des freins majeurs à l’adoption.
C’est une excellente solution pour les entreprises qui craignent que le travail collaboratif généralisé perturbe leur culture hiérarchique traditionnelle.
Budgets
Tout responsable des achats, tout directeur financier, aimerait avoir plus souvent des choix aussi simples à faire.
Google Apps a deux avantages majeurs vis-à-vis d’Office 365, la simplicité des tarifs et un coût plus bas.
1 - Simplicité des tarifs
Google Apps, c’est, depuis 4 ans, toujours le même prix, 40 € ($50 aux USA) par an et par personne. Le prix est le même pour tout le monde, cela va sans dire...
A l’inverse, calculer le coût complet réel d’une solution Office 365 va exiger des jours de travail pour une équipe de financiers performants. C’est probablement la première justification de la solution Office 365, car Excel 2010 ne sera pas de trop pour analyser et comparer les différentes options.
Il faut, pour commencer, faire des choix cornéliens : qui aura «droit» aux versons haut de gamme, qui devra se contenter des versions minimales ?
Cela me fait penser au choix des voitures de fonction dans les grandes organisations sclérosées : C6 ou BMW série 5 pour les grands chefs, Twingo pour les commerciaux, même s’ils font 3 fois plus de kilomètres que les grands chefs qui eux, en plus, ont droit à un chauffeur.
Avec Google Apps, il n’y a plus de «signes extérieurs» de pouvoir ou d’importance ; 100 % des collaborateurs ont accès à la seule version disponible, la plus complète !
2 - Coût des solutions.
Impossible, avec Google Apps, de dépenser plus de $5/mois/personne ; en pratique c’est plus proche de $4 car les entreprises paient $50 par an.
Les versions entreprise d’Office 365 coûtent, comme le montre le tableau ci-dessus, de $10 à $27/mois/personne.
2 à 7 fois plus cher !
Faisons un calcul simple, sur 5 ans, pour une entreprise avec 10 000 utilisateurs qui a fait le choix de la version Enterprise 3, à $ 24.
Pourquoi 5 ans ? Rares sont les grandes entreprises qui changent plus souvent d’outils de «participatique».
Google Apps : 10 000 x 50 x 5 = $2 500 000
Office 365 : 10 000 x 24 x 12 x 5 = $14 400 000
Une économie de 12 millions de dollars ; il serait dommage de s’en priver !
Beaucoup plus simple ! Beaucoup moins cher ! La cause est entendue, sur le plan financier.
Complexité
Il faut reconnaître que Microsoft a le génie de la complexité !
Comme je l’ai souligné dans le chapitre financier, l’annonce faite le 28 juin 2011, avec Steve Ballmer en vedette, présente 11 plans différents.
Petit rappel : cela fait quatre ans que Google Apps est commercialisé avec ... un seul plan.
Je ne ferai pas l’injure à Microsoft de croire qu’ils ne sont pas capables de proposer des options simples, intelligibles par le commun des mortels.
Cette complexité a un coût élevé, comme le rappelle cet article qui considère que c’est une excellente nouvelle pour Google.
Cette citation, extraire d’un site de Microsoft, est un petit chef-d’œuvre littéraire :
«We encourage you to buy the plan family (Plans P or E) if you want to move forward with in the future. If, after purchase, you decide you want a plan from a different family, you will have to cancel your subscription and then buy a different plan (e.g., cancel your subscription to Plan P and then buy Plan E). Please be aware that your data may not be preserved, and you will have to provide sign up information again.»
(Nous vous encourageons à acheter le plan famille (Plans P ou E) si vous voulez évoluer par la suite. Si, après votre achat, vous décidez de changer pour un plan d’une autre famille, vous devrez d’abord résilier votre plan actuel avant d’acheter un nouveau plan (par exemple résilier le plan P et acheter ensuite le plan E). Soyez conscient que vos données pourraient ne pas être sauvegardées et que vous devrez recommencer votre procédure d’inscription.)
Il est difficile de faire plus efficace pour décourager un acheteur potentiel.
Quelles peuvent être les raisons qui ont poussé Microsoft dans cette voie absurde de la complexité ? J’en vois au moins trois :
- Les tarifs actuels des solutions classiques de Microsoft, «on-premise», installées dans les centres de calculs des entreprises ont atteint des niveaux encore plus élevés de complexité. L’offre Office 365 continue dans cette logique et rend extrêmement difficile une comparaison objective des coûts respectifs des solutions historiques vs Office 365.
- Les commerciaux de Microsoft peuvent plus facilement «négocier» avec leurs grands clients des remises de prix.
- Il reste très difficile pour les DSI et les responsables achats de différentes entreprises de comparer leur capacité de négociation.
Dialogue «imaginaire» entre un DSI et son Directeur Général
DG : j’entends parler de plus en plus du Cloud Computing ; que fait-on dans notre entreprise dans ce domaine ?
DSI : j’ai une très bonne nouvelle ; notre fournisseur historique, Microsoft, vient d’annoncer Office 365, une offre qu’il présente comme Cloud.
DG : Office 365 ? Word, Excel, PowerPoint ? Sur le nuage ?
DSI : mais non, Office 365, c’est beaucoup plus, il y a aussi la messagerie, l’agenda, les solutions que nous avons déjà installées depuis longtemps, comme Exchange et Sharepoint.
DG : si ce sont les mêmes solutions historiques, quelle est la nouveauté ?
DSI : Avec Office 365, nous gardons nos produits «legacy», que tout le monde connait, mais on peut avoir l’air «moderne» en disant que l’on va déployer des applications sur le Cloud.
DG : si je comprends bien, on «migre sur le Cloud» sans rien changer.
DSI : vous avez tout compris ! Même fournisseur, mêmes outils, mêmes usages, mais on peut communiquer sur notre «démarche innovante» vers le nuage.
DG : un projet de migration, pour ne rien changer ? Etes vous certain que c’est vraiment une bonne idée ?
... (Je vous laisse continuer le dialogue, selon vos sensibilités).
Il va sans dire qu’un tel dialogue est totalement «imaginaire» et que de telles idées ne peuvent pas traverser une seule seconde l’esprit de DG et de DSI ayant un minimum de bon sens...
Un combat sans merci, qui ne fait que commencer !
L’université of Nebraska a publiquement admis que Microsoft avait versé $250 000 pour l’aider à migrer vers Office 365 et ne pas succomber à la «tentation» Google Apps !
Tout le monde est au courant de ces pratiques «éthiques», mais rares sont les clients qui acceptent de les confirmer.
Il ne faut jamais oublier les fondamentaux économiques qui se cachent derrière cette bataille de géants ; Office 365 pérennise la solution Office sur le poste de travail !
En 2011, ils sont encore 1 000 millions, les utilisateurs Office sur le poste de travail, ce qui rapporte chaque année environ 13 milliards de dollars de bénéfices dans les poches de Microsoft.
Combien seront-ils en 2020 ?
- 100 millions maximum, si Google Apps et les solutions véritablement Cloud l’emportent.
- 400 à 500 millions, si Microsoft réussit à vendre beaucoup d’Office 365.
Ne soyez pas étonnés de l’agressivité commerciale de Microsoft autour d’Office 365 au cours des prochains mois !
Résumé : quelle solution ? Pour qui ?
Blanc bonnet ou bonnet blanc ? J’espère que, après avoir lu ce texte, vous aurez mieux compris à quel point Google Apps et Office 365 sont des solutions «très proches» !
Office 365 : pour les entreprises qui ne souhaitent pas migrer sur le Cloud et préfèrent garder des outils traditionnels, maquillés en solutions Cloud.
Google Apps : pour les entreprises qui ont compris que le Cloud est l’avenir de l’informatique, et ce que seules les solutions Cloud «authentiques» peuvent les aider à réussir cette migration.
De temps en temps, le choix entre des solutions informatiques concurrentes est «limpide», tant les différences sont fortes ; c’est le cas entre Office 365 de Microsoft et Google Apps.
Rarement, prendre une décision intelligente aura été aussi facile.
