Bureautique 2.0 : Manifesto !
C’est toujours par la bureautique que démarrent les usages professionnels d’une nouvelle génération d’informatique.
Tableur et traitement de texte ont lancé les PC au début des années 80. Messagerie et recherche sont encore, dix ans après son démarrage, les usages dominants du Web 1.0.
Logiquement, l’arrivée du Web 2.0 va donner naissance, dans les entreprises, à la ... Bureautique 2.0.
Il est temps de s’y préparer, immédiatement.
Bureautique 1.0 : situation actuelle
L’immense majorité des utilisateurs actuels de PC emploient quotidiennement des outils bureautiques. Les études réalisées par Microcost, avec AMI, l’agent logiciel de Mesure Intelligent, ont montré que 60 % du temps d’utilisation d’un PC est consacré, à parts égales, à quatre usages :
- Ecrire (traitement de texte)
- Messagerie électronique
- Navigation Internet/Intranet
- Applications métiers
Si l’on rajoute les autres outils classiques bureautiques, tableur, présentation, agenda, on constate que plus de 50 % du temps passé par une personne avec son PC professionnel correspond à la bureautique 1.0.
Bureautique 2.0 : la priorité
J’ai déjà écrit deux textes qui abordaient le thème des outils bureautiques dans la mouvance Web 2.0 :
- Bureautique Web 2.0
- Des outils bureautiques par dizaines.
Je souhaite, par ce “Manifesto Bureautique 2.0”, formaliser les fondations de ce changement de génération et aider les entreprises à réussir le basculement d’outils bureautiques 1.0 vers des Services Bureautiques 2.0.
Au-delà de l’amélioration très rapide des offres, de l’arrivée de nouvelles fonctionnalités, mes activités de ces dernières semaines m’ont conforté dans une intuition forte que j’avais depuis longtemps :
C’est par la Bureautique 2.0 que les entreprises peuvent, efficacement, rapidement, sans risques majeurs, préparer tous leurs collaborateurs au Web 2.0.
Toutes les conditions sont réunies pour donner à ce basculement Bureautique 1.0 vers Bureautique 2.0 une forte probabilité de réussite :
- Acculturation des acteurs : toute personne qui a besoin d’écrire, de calculer maîtrise raisonnablement bien les fonctionnalités de base d’un traitement de texte ou d’un tableur. Ce n’était pas le cas, il ya 10 ou 15 ans.
- Les services bureautiques 2.0 ont les fonctionnalités suffisantes pour démarrer.
- Enfin, et surtout, les attentes en matière de travail collaboratif sont fortes et non satisfaites par les outils actuels, Office ou autres.
Bureautique 2.0 vs Bureautique 1.0
Ce tableau résume l’essentiel des différences entre Bureautique 1.0 et Bureautique 2.0.
Il y a probablement d’autres éléments à prendre en compte, et j’espère que les commentaires des lecteurs contribueront à la richesse du débat.
La compréhension, la prise en compte de ces neuf différences est indispensable si une entreprise souhaite réussir sa mutation 1.0 vers 2.0.
1 Qui : Je - Nous
C’est la différence majeure !
La Bureautique 2.0 permet, enfin, de répondre aux besoins de travail en groupe, collaboratif. Tout service bureautique qui ne permet pas de construire un tableau, un graphique, de rédiger un document à plusieurs n’est pas Bureautique 2.0.
2 Quoi : Produire - Partager
Les premiers outils bureautiques 1.0 étaient entre les mains de personnes dont le métier était de produire des textes, les secrétaires, ou des tableaux, les financiers et les contrôleurs de gestion.
Aujourd’hui, la priorité est donnée au partage, que ce soit dans la création ou l’usage des documents produits.
3 Plateforme : PC - Web
Le basculement du PC, composant dominant des infrastructures des années 90 vers le Web, au cœur des infrastructures modernes, se retrouve dans la bureautique.
Création, partage, mémorisation quittent le PC pour se retrouver sur le Web.
4 Outils : Suite intégrée - composants
La Bureautique 2.0 permet de s’affranchir de la tyrannie des suites intégrées, dont Office de Microsoft est l’exemple le plus abouti. Office et OpenOffice sont des vestiges de la Bureautique 1.0.
La logique des composants s’impose dans la Bureautique 2.0. Ceci permet à chacun de n’utiliser que les modules dont il a l’usage.
Dans les mesures faites par Microcost, nous avons découvert que ... 80 % des personnes n’ouvrent jamais Point Puissant.
Pourquoi l’installer sur tous les PC ?
5 Fonctionnalités : Puissantes - Légères
La Bureautique 2.0 permet un retour à la raisonnabilité de la richesse fonctionnelle.
Les services dominants seront des services simples, qui répondent à la loi des 95/5 : 5% des fonctionnalités qui suffisent à 95 % des utilisateurs.
Pour les “power-users”, pour qui un tableau de moins de 956 lignes est un jouet ou les seuls textes sérieux sont des rapports annuels en trois langues, je recommande chaudement... qu’ils gardent leurs outils 1.0 hyper puissants.
6 Nombre d’outils : Faible - Elevé
La variété des services bureautiques 2.0 est rafraîchissante, après la pauvreté à laquelle nous avait habituée 1.0.
Wiki, blogs, logiciels de traitement d’images, de photos ou de vidéos ont autant droit de cité dans la Bureautique 2.0 que le traitement de texte ou le tableur.
A titre d’illustration, je viens de découvrir un service Bureautique 2.0, simple et sympathique, Gliffy, qui permet de faire des schémas de réseaux, d’organigramme et autres plans d’aménagement d’un appartement.
7 Fournisseurs : Monopole - Nombreux
Des dizaines de fournisseurs proposent, toutes les semaines, de nouveaux services bureautiques 2.0. Ceci nous change,agréablement, de la monotonie que nous supportions depuis de trop nombreuses années.
Les annonces d’emploi qui précisaient : connaissance de Word, Excel... me faisaient toujours penser à une annonce qui dirait : “recherche personne sachant conduire une Peugeot 206”.
Je préfére que l’on demande : permis B !
8 Formats : Propriétaires - Ouverts
C’est un sujet que j’ai déjà traité, mais qui, plus que jamais, est essentiel pour permettre le succès de la Bureautique 2.0.
L’indépendance entre les logiciels et les formats permet à des services bureautiques 2.0 différents, de puissances différentes, de partager des documents, comme le font tous les logiciels de traitement d’images qui utilisent .jpg.
ODF est le nouveau porte-drapeau de ces formats bureautiques ouverts.
9 Classement : Dossiers - Tag, étiquette
Nous avons tous beaucoup de mal à organiser nos informations personnelles dans nos dossiers électroniques personnels. Ceci devient ingérable dans une logique Bureautique 2.0, de partage.
Heureusement, les premiers utilisateurs de services 2.0 ont inventé les tags, étiquettes en français. Ceci permet à toute personne travaillant sur un document Bureautique 2.0 d’y attacher les tags qui lui paraissent pertinents. Chacun est libre d’y rajouter d’autres tags, ce qui évite l’imposition à tous les participants du groupe, par une personne, de son référentiel de classement.
10 ?
A vous de m’aider à déterminer quelle est la dixième différence majeure entre la Bureautique 1.0 et la Bureautique 2.0 !
Qui se souvient, en 2006, des matériels de traitement de texte dédiés, si populaires au début des années 80 ?
Qui se souviendra, en 2016, des suites bureautiques obèses ?
Chercher à remplacer une suite bureautique obèse 1.0 par un équivalent 2.0 est la recette infaillible de ... l’échec.
Bureautique 2.0 : conditions de la réussite
La disponibilité de services bureautiques 2.0 raisonnables, la forte demande latente de collaboration créent des conditions idéales pour que la réussite soit au rendez-vous.
Comment mettre toutes les chances de votre côté ?
- Démarrer immédiatement. Chaque semaine de retard représente une semaine de perdue dans l’obtention des bénéfices induits par la Bureautique 2.0.
- Choisir les services les plus légers, les plus simples possible. On n’apprend pas à conduire avec une Ferrari Formule 1 !
- Faire découvrir aux personnes intéressées les potentiels et les limites des services bureautiques 2.0.
- Commencer par des petits groupes de 5 à 20 personnes motivées, positives. La recherche du BBB, le “Big Bang” Bureautique 2.0, qui va révolutionner l’entreprise, est irréaliste, dangereuse et illusoire.
- Faire confiance aux utilisateurs pour trouver, eux-mêmes, des usages créateurs de valeur dans leurs métiers respectifs.
- Profiter du très faible coût des services bureautiques 2.0 pour investir du temps et de l’argent dans un accompagnement fort, organisationnel et humain.
Mettre à disposition des services de collaboration est, aujourd’hui, simple, rapide et économique. Apprendre aux personnes à travailler efficacement en équipe, c’est beaucoup plus compliqué, beaucoup plus long !
- Chercher à proposer une suite bureautique obèse aux utilisateurs de la Bureautique 2.0 c’est aussi efficace que de donner de l’avoine aux “chevaux-vapeur” de votre voiture !
Que votre entreprise soit petite, grande ou moyenne, privée ou publique, banque ou énergie, franco-française ou internationale, vous avez tout à gagner en aidant tous vos collaborateurs à devenir des experts “es-Bureautique 2.0”.
Un superbe chantier pour démarrer 2007 en beauté !
Bonjour,
- Devoir garder les outils 1.0 pour certaines personnes ne risque-il pas de freiner la migration à la version 2.0 ou à "doubler" certains couts ?
- L'utilisateur lambda est-il seulement prêt à ça ? Déjà que les bases sont pas forcément maitrisés dans une population cadre dont l'age > 40 ans
- Je me rappelle des Lotus, Multiplan, Quattro Pro, premières versions de Works sous Dos, et autre outils. Honnêtement, les améliorations sur 15 ans portent surtout sur l'ergonomie de l'outil, et moins sur les fonctionnalités.
- La multiplicité des outils sans une intégration minimale est à mon avis un risque d'échec. Il suffit de voir les gens utliser excel alors qu'il pourrait plutot utiliser word et inversement, faute de compétences. Alors si vous multipliez les outils à leur disposition, il va falloir travailler sur des intégration pour faciliter le déplacement inter applications et leur appropriation par l'utilisateur final
- Pour Point Puissant, c'est juste qu'ils savent pas qu'ils l'utilisent en regardant les ppt/pps que leurs amis leur envoie ;-)
Rédigé par: Nicolas Steinmetz | le 04/10/2006 à 09:59
Juste un point qui peut poser probleme dans les grand groupe : les fichiers sont stockes chez un fournisseur et non pas en interne.
Ce point peut se resoudre en installant la suite bureautique web 2.0 en intranet mais alors l'offre n'est pas encore mure car les offres actuelles favorise une utilisation internet.
Rédigé par: Mouais | le 04/10/2006 à 12:30
Bravo et merci pour cette synthèse, éclairante !
Une proposition de dixième différence majeure pourrait tenir au mode de travail ou à son organisation et concerner la temporalité. La bureautique 1.0 peut être caractérisée par la synchronie ou la succession sérielle des tâches. La bureautique 2.0 par contre, parce qu'elle s'appuie sur le travail collaboratif, le partage et l'échange que facilite le web, favorise - en plus du travail synchrone - l'asynchronie ou le travail en parallèle.
Cette réorganisation du travail est possible grâce aux nouveaux outils mais demande également de profonds changements de mentalité et le développement de nouvelles compétences sociotechniques.
Rédigé par: Alban Cornillet | le 04/10/2006 à 15:18
Votre premier paragraphe d'introduction m'apparait comme un sophisme particulièrement capilotracté pour servir une démonstration que je trouve peu convaincante. Quand Visicalc est apparu à la fin des années 70, il n'a en aucun lancé les PC, puisqu'ils n'existaient pas encore...et bon, si on prend la génération suivante, ce n'est pas non plus Word et Excel qui ont lancé le Macintosh mais plutot PageMaker, Free Hand, Illustrator et la laserwriter. Alors peut-être , vu comment vous ranger si rapidement les moteurs de recherche dans la catégorie Bureautique, que selon vous, la bureautique est un vaste fourretout dans lequel vous mettez tout ce qui caractérise un usage professionnel de l'informatique ? Dans ce cas le sophisme n'en n'est que plus marqué....
A noter que au début des années 90, Powerpoint n'était pas un outil de bureautique, mais un outil multimédia....Définition à géométrie variable...
Il est en outre intéressant de noter que vos arguments sur la Bureautique 2.0 s'appliquent mots pour mots aux architectures par composants dont on vantait les mérites au milieu des années 90 avec COM et Corba...
Bref, je me demande si votre démonstration n'est pas une simple démarche purement marketing visant à faire adopter des mots plutôt que des usages et des technologies...Elle sert un concept, mais ne propose guère de solution ou d'usage concret.
Rédigé par: dscreve | le 04/10/2006 à 16:19
De la bureautique en ligne on en trouve déjà un peu, mais quid de la confidentialité des documents réalisés ? Si je trouvais une petite suite bureautique à source ouverte (genre écrite en php) à installer sur mon serveur web, je sauterais dessus, malheureusement éditeurs semblent vouloir garder leurs sources pour eux pour l'instantn je n'ai rien trouvé de convainquant en deux heures de surf.
Rédigé par: Jérôme Roger | le 04/10/2006 à 17:35
Pour le point 10 Louis je vous suggère 2 possibilités :
-Les coûts. De substancielles économies sont réalisables par les entreprises. C'est généralement un moteur efficace de changements.
-La confidentialité des informations. Un frein potentiel de savoir que tous les documents de la boite sont hébergés "on ne sait pas où" et consultables par "on ne sait pas qui". Il y aura là, j'en suis certain un vrai blocage, qu'il faudra lever.
Rédigé par: VisioH | le 04/10/2006 à 18:18
Je vois actuellement 2 freins au développement de cette bureautique 2.0 :
- la majorité des services proposent d'héberger vos documents sur leurs serveurs. Qui accepterait d'externaliser ainsi ses informations pour les confier à des prestataires dont on ne sait pas grand chose, et sans réel audit des capacités techniques (que faire quand un serveur crashe par exemple). L'idéal serait des projets libres à installer sur son intranet / extranet, pour garder la maîtrise totale et de ses informations, et de ses outils.
- la jeunesse des acteurs du marché. Si quelques "gros" sont sur les rangs, ils ne fournissent pas forcément les services les plus innovants. Difficile de commencer une migration massive vers des produits dont la pérennité n'est pas garantie. Là encore, le développement de projets libres offrira une garantie.
Rédigé par: Clochix | le 05/10/2006 à 11:55
Bravo Louis pour cet éclairage intéressant.
Le problème majeur est la pérennité des offreurs. Car si un offreur (mettons Gliffy) met la clef sous la porte, comment vais-je récupérer mes billes, cad mes docs ?
La sécurité que certains commentaires mettent en avant me fait en revanche bondir : la sécurité est en effet l'argument le plus commode pour freiner toute innovation, et ce depuis longtemps.
Rares sont en effet les documents dont la diffusion porteraient réellement préjudice à la société émettrice.
De plus, c'est faire l'hypothèse que les Google et autres data center sont moins bien sécurisés que l'infrastructure d'une PME voire d'un grand compte, ce qui est pour le moins discutable...
L'argument que le travail en groupe est qq chose de difficile à organiser est en revanche recevable : quel est ton sentiment sur ce sujet ?
Rédigé par: pascal Grojean | le 06/10/2006 à 19:05
Merci à tous pour vos suggestions et vos commentaires
Quelques éléments de réponse.
- Des outils bureautiques 2.0 peuvent parfaitement cohabiter avec des solutions 1.0. A titre d’exemple, Writely peut importer des documents .doc ou .odf, pour travailler avec Office ou OpenOffice (Point 8, formats ouverts).
Ceci permet aussi, si un fournisseur disparaît, de basculer facilement sur un autre outil, sans perdre l’essentiel de son capital d’information.
- Les utilisateurs avec lesquels je travaille en ce moment sont, en majorité, séduits par les outils bureautiques 2.0, par leur facilité d’usage et leur nombre raisonnable de fonctionnalités.
- Basculer d’une logique intégrée à une logique de composants demande un accompagnement fort, mais est bien accepté. Quand je fais des travaux, mon marteau, mon tournevis et ma scie ne sont pas... intégrés, et heureusement !
- Il ne faut pas confondre sécurité et confidentialité. Les grands acteurs du Web 2.0, Yahoo, Google ou Amazon s’appuient sur des infrastructures d’une fiabilité supérieure à celle que peuvent obtenir toutes les entreprises, y compris les plus grandes. Google a, aujourd'hui, environ 500 000 serveurs répartis dans 25 centres de calcul. Pascal Grosgean l’a très bien exprimé.
Je comprends par contre très bien les réticences sur le thème de la confidentialité. Savoir que ses documents sont hébergés chez un tiers n’est acceptable que si on lui fait confiance. A chacun de juger si c’est le cas.
- Les outils bureautiques ont-ils lancé les ordinateurs personnels ? Oui !
Visicalc fonctionnait sur des ordinateurs personnels antérieurs aux PC et Lotus 1,2,3 a été le fer de lance du PC IBM.
Que les outils de desktop publishing aient lancé les Macintosh, tout à fait d’accord, mais ce sont aussi des outils bureautiques.
- Pour la dixième différence, plusieurs propositions ont été faites :
- Les coûts : c’est un élément de plus en faveur de la Bureautique 2.0. Toutes les grandes entreprises le clament, mais je ne suis pas certain qu’elles prennent leurs décisions sur ce critère essentiel.
- La confidentialité : tant que les entreprises n’auront pas confiance dans les fournisseurs d’outils bureautique 2.0, rien de sérieux ne pourra se faire.
- Mode d’organisation : c’est celui que j’aurais envie de retenir. Plutôt que de parler de synchrone ou asynschrone, je pense que la Bureautique 2.0 facilite des modes de travail en parallèle, et non pas en séquence comme dans les processus traditionnels.
- L’inquiétude, légitime, sur la confidentialité explique l’engouement pour des outils bureautiques 2.0 qui seraient installés sur l’Intranet. Je pense que c’est une fausse bonne idée, car l’on perd alors toutes les possibilités d’ouverture et de partage que permet l’Internet.
- Certains pensent que Web 2.0, Bureautique 2.0 sont des mots, des concepts marketing ; je respecte ce point de vue, mais je ne le partage pas du tout ! Les profondes mutations des modes de travail et d’organisation rendus possibles par la Bureautique 2.0 vont bien au-delà des excès marketing de certains fournisseurs.
Rédigé par: Louis Nauges | le 07/10/2006 à 00:26
Tout à fait d'accord, l'Office 2.0 c'est surtout l'entrée dans l'ère de l'interopérabilité. OpenDocument est un format de fichier ouvert conçu pour les applications bureautiques. C'est le format utilisé notamment par la suite Openoffice.org.
Pour en savoir plus :
http://www.apitux.org/index.php?2006/07/09/79-odf-le-format-opendocument
Rédigé par: Jean-Christophe BECQUET | le 13/10/2006 à 18:07
Quelques remarques.
Tout d'abord, bravo pour cette réflexion très naugessienne.
Pour que le Web 2.0 ou la bureautique 2.0 prennent coprs, il faut imaginer l'entreprise 2.0. Et c'est pour tout de suite compte tenu des systèmes de management qui organisent la concurrence plutôt que la coopération et la mutualisation.
Techniquement, le Web 2.0 présente le défaut de la lenteur relativement à la vitesse d'outils tels que Abiword ou Gnumeric présents sur la station de travail. Les hauts débits posent la question de l'adaptation de la bureautique 1.0 à cette nouvelle donne au travers de la mise en service de serveurs dédiés, de plus en plus nombreux. A la lenteur d'exécution, s'ajoute la lenteur des temps de développement que ne peuvent résoudre très partiellement les Frameworks Ajax, Php, Ruby, Java, .Net ou Python. N'oublions pas de citer les initiatives autour de Xul qui proposent une autre vision, parfois complémentaire à celle du Web 2.0.
Troisième remarque : la fragilisation des organisations tributaires d'un accès Internet permanent et le renchérissement des abonnements des FAI pour palier à cet inconvénient majeur. Dans le prolongement de ce contre-argument, mentionnons la théorie du chaos de Paul Virilio. Quel serait l'impact économique d'une panne de l'Internet ?
Pour toutes ces raisons, je crois que le Web 2.0 n'est un concept dont la perception se limite au monde des geeks, des informaticiens et de certains utilisateurs avancés. Il faut, me semble-t-il, relativiser la véritable révolution technique qu'il représente.
Rédigé par: Denis Szalkowski | le 15/10/2006 à 11:49
J'ajoute que la baisse des coûts liée à l'emploi du logiciel libre relance la bureautique 1.0. Le Pc est loin d'être mort.
Rédigé par: Denis Szalkowski | le 15/10/2006 à 11:56