Bureautique 2.0 : Manifesto !

C’est toujours par la bureautique que démarrent les usages professionnels d’une nouvelle génération d’informatique.
Tableur et traitement de texte ont lancé les PC au début des années 80. Messagerie et recherche sont encore, dix ans après son démarrage, les usages dominants du Web 1.0.

Logiquement, l’arrivée du Web 2.0 va donner naissance, dans les entreprises, à la ... Bureautique 2.0.
Il est temps de s’y préparer, immédiatement.

Bureautique 1.0 : situation actuelle

L’immense majorité des utilisateurs actuels de PC emploient quotidiennement des outils bureautiques. Les études réalisées par Microcost, avec AMI, l’agent logiciel de Mesure Intelligent, ont montré que 60 % du temps d’utilisation d’un PC est consacré, à parts égales, à quatre usages :
- Ecrire (traitement de texte)
- Messagerie électronique
- Navigation Internet/Intranet
- Applications métiers
Si l’on rajoute les autres outils classiques bureautiques, tableur, présentation, agenda, on constate que plus de 50 % du temps passé par une personne avec son PC professionnel correspond à la bureautique 1.0.

Bureautique 2.0 : la priorité

J’ai déjà écrit deux textes qui abordaient le thème des outils bureautiques dans la mouvance Web 2.0 :
- Bureautique Web 2.0
- Des outils bureautiques par dizaines.

Je souhaite, par ce “Manifesto Bureautique 2.0”, formaliser les fondations de ce changement de génération et aider les entreprises à réussir le basculement d’outils bureautiques 1.0 vers des Services Bureautiques 2.0.

Au-delà de l’amélioration très rapide des offres, de l’arrivée de nouvelles fonctionnalités, mes activités de ces dernières semaines m’ont conforté dans une intuition forte que j’avais depuis longtemps :

C’est par la Bureautique 2.0 que les entreprises peuvent, efficacement, rapidement, sans risques majeurs, préparer tous leurs collaborateurs au Web 2.0.

Toutes les conditions sont réunies pour donner à ce basculement Bureautique 1.0 vers Bureautique 2.0 une forte probabilité de réussite :
- Acculturation des acteurs : toute personne qui a besoin d’écrire, de calculer maîtrise raisonnablement bien les fonctionnalités de base d’un traitement de texte ou d’un tableur.  Ce n’était pas le cas, il ya 10 ou 15 ans.
- Les services bureautiques 2.0 ont les fonctionnalités suffisantes pour démarrer.
- Enfin, et surtout, les attentes en matière de travail collaboratif sont fortes et non satisfaites par les outils actuels, Office ou autres.

Bureautique 2.0 vs Bureautique 1.0

Ce tableau résume l’essentiel des différences entre Bureautique 1.0 et Bureautique 2.0. 
Il y a probablement d’autres éléments à prendre en compte, et j’espère que les commentaires des lecteurs contribueront à la richesse du débat.
La compréhension, la prise en compte de ces neuf différences est indispensable si une entreprise souhaite réussir sa mutation 1.0 vers 2.0.

1 Qui : Je - Nous
C’est la différence majeure ! 
La Bureautique 2.0 permet, enfin, de répondre aux besoins de travail en groupe, collaboratif. Tout service bureautique qui ne permet pas de construire un tableau, un graphique, de rédiger un document à plusieurs n’est pas Bureautique 2.0.

2 Quoi : Produire - Partager
Les premiers outils bureautiques 1.0 étaient entre les mains de personnes dont le métier était de produire des textes, les secrétaires, ou des tableaux, les financiers et les contrôleurs de gestion.
Aujourd’hui, la priorité est donnée au partage, que ce soit dans la création ou l’usage des documents produits.

3 Plateforme : PC - Web
Le basculement du PC, composant dominant des infrastructures des années 90 vers le Web, au cœur des infrastructures modernes, se retrouve dans la bureautique.
Création, partage, mémorisation quittent le PC pour se retrouver sur le Web.

4 Outils : Suite intégrée - composants
La Bureautique 2.0 permet de s’affranchir de la tyrannie des suites intégrées, dont Office de Microsoft est l’exemple le plus abouti. Office et OpenOffice sont des vestiges de la Bureautique 1.0.
La logique des composants s’impose dans la Bureautique 2.0.  Ceci permet à chacun de n’utiliser que les modules dont il a l’usage.
Dans les mesures faites par Microcost, nous avons découvert que ... 80 % des personnes n’ouvrent jamais Point Puissant.
Pourquoi l’installer sur tous les PC ?

5 Fonctionnalités : Puissantes - Légères
La Bureautique 2.0 permet un retour à la raisonnabilité de la richesse fonctionnelle.
Les services dominants seront des services simples, qui répondent à la loi des 95/5 : 5% des fonctionnalités qui suffisent à 95 % des utilisateurs.
Pour les “power-users”, pour qui un tableau de moins de 956 lignes est un jouet ou les seuls textes sérieux sont des rapports annuels en trois langues, je recommande chaudement... qu’ils gardent leurs outils 1.0 hyper puissants.

6 Nombre d’outils : Faible - Elevé
La variété des services bureautiques 2.0 est rafraîchissante, après la pauvreté à laquelle nous avait habituée 1.0. 
Wiki, blogs, logiciels de traitement d’images, de photos ou de vidéos ont autant droit de cité dans la Bureautique 2.0 que le traitement de texte ou le tableur.
A titre d’illustration, je viens de découvrir un service Bureautique 2.0, simple et sympathique, Gliffy, qui permet de faire des schémas de réseaux, d’organigramme et autres plans d’aménagement d’un appartement.

7 Fournisseurs : Monopole - Nombreux
Des dizaines de fournisseurs proposent, toutes les semaines, de nouveaux services bureautiques 2.0.  Ceci nous change,agréablement, de la monotonie que nous supportions depuis de trop nombreuses années.
Les annonces d’emploi qui précisaient : connaissance de Word, Excel... me faisaient toujours penser à une annonce qui dirait : “recherche personne sachant conduire une Peugeot 206”.
Je préfére que l’on demande : permis B !

8 Formats : Propriétaires - Ouverts
C’est un sujet que j’ai déjà traité, mais qui, plus que jamais, est essentiel pour permettre le succès de la Bureautique 2.0.
L’indépendance entre les logiciels et les formats permet à des services bureautiques 2.0 différents, de puissances différentes, de partager des documents, comme le font tous les logiciels de traitement d’images qui utilisent .jpg.
ODF est le nouveau porte-drapeau de ces formats bureautiques ouverts.

9 Classement : Dossiers - Tag, étiquette
Nous avons tous beaucoup de mal à organiser nos informations personnelles dans nos dossiers électroniques personnels. Ceci devient ingérable dans une logique Bureautique 2.0, de partage.
Heureusement, les premiers utilisateurs de services 2.0 ont inventé les tags, étiquettes en français.  Ceci permet à toute personne travaillant sur un document Bureautique 2.0 d’y attacher les tags qui lui paraissent pertinents.  Chacun est libre d’y rajouter d’autres tags, ce qui évite l’imposition à tous les participants du groupe, par une personne, de son référentiel de classement.

10 ?
A vous de m’aider à déterminer quelle est la dixième différence majeure entre la Bureautique 1.0 et la Bureautique 2.0 !

Qui se souvient, en 2006, des matériels de traitement de texte dédiés, si populaires au début des années 80 ? 
Qui se souviendra, en 2016, des suites bureautiques obèses ?
Chercher à remplacer une suite bureautique obèse 1.0 par un équivalent 2.0 est la recette infaillible de ... l’échec.

Bureautique 2.0 : conditions de la réussite

La disponibilité de services bureautiques 2.0 raisonnables, la forte demande latente de collaboration créent des conditions idéales pour que la réussite soit au rendez-vous.
Comment mettre toutes les chances de votre côté ?

- Démarrer immédiatement. Chaque semaine de retard représente une semaine de perdue dans l’obtention des bénéfices induits par la Bureautique 2.0.

- Choisir les services les plus légers, les plus simples possible. On n’apprend pas à conduire avec une Ferrari Formule 1 !

- Faire découvrir aux personnes intéressées les potentiels et les limites des services bureautiques 2.0.

- Commencer par des petits groupes de 5 à 20 personnes motivées, positives. La recherche du BBB, le “Big Bang” Bureautique 2.0, qui va révolutionner l’entreprise, est irréaliste, dangereuse et illusoire.

- Faire confiance aux utilisateurs pour trouver, eux-mêmes, des usages créateurs de valeur dans leurs métiers respectifs.

- Profiter du très faible coût des services bureautiques 2.0 pour investir du temps et de l’argent dans un accompagnement fort, organisationnel et humain.
Mettre à disposition des services de collaboration est, aujourd’hui, simple, rapide et économique. Apprendre aux personnes à travailler efficacement en équipe, c’est beaucoup plus compliqué, beaucoup plus long !

- Chercher à proposer une suite bureautique obèse aux utilisateurs de la  Bureautique 2.0 c’est aussi efficace que de donner de l’avoine aux “chevaux-vapeur” de votre voiture !

Que votre entreprise soit petite, grande ou moyenne, privée ou publique, banque ou énergie, franco-française ou internationale, vous avez tout à gagner en aidant tous vos collaborateurs à devenir des experts “es-Bureautique 2.0”.

Un superbe chantier pour démarrer 2007 en beauté !