Bureautique 2007 : priorité aux usages

La majorité les entreprises va, en 2007, se poser la question de l’évolution de leurs outils bureautiques existants.

L’existant

Résumons en quelques mots la situation de la bureautique dans les entreprises, fin 2006 :
- Sur les PC, le monopole de Microsoft est total : 400 millions de personnes, plus de 90 % des utilisateurs de PC en entreprises, travaillent avec une version, plus ou moins récente, d’Office.
- Pour la messagerie, Exchange de Microsoft et Notes-Domino d’IBM se partagent équitablement le marché, ne laissant que des miettes aux autres solutions telles que Mirapoint, Scalix ou CommunicatePro.
Cas unique et exceptionnel en informatique, l’immense majorité des personnes emploient les mêmes outils.

Cette situation va changer, rapidement, profondément.
Pourquoi ? Comment ?

Les options de continuité

Le 30 novembre 2006, le leader mondial, actuel, des outils bureautiques pour entreprises, Microsoft, a proposé de nouvelles versions de ses produits phares, Office 2007 et Exchange 2007.
C’est, bien sûr, l’une des pistes possibles, et logique, dans la continuité de ce qui a été fait depuis une dizaine d’années.
Autant j’ai pu être dubitatif sur l’intérêt de Windows Vista, autant je reconnais les améliorations apportées par Office 2007 vis-à-vis de ses prédécesseurs.

L’une des meilleures preuves de ce progrès est la disponibilité immédiate de ... copies pirates, comme vous en avez sûrement tous reçu par email.

La refonte complète de l’ergonomie de cette suite bureautique a été rendue nécessaire par le constat, fait par Microsoft, que les utilisateurs actuels avaient énormément de mal à trouver les fonctionnalités dont ils pourraient avoir besoin. 
Il faudra maintenant parler du ‘révolutionnaire” bandeau pour ... être “in”.

Contrepartie nécessaire de cette évolution, les entreprises devront investir beaucoup de ressources pour re-former les utilisateurs qui risquent d’être désorientés par ces changements.
Les entreprises devront, aussi, gérer la transition depuis les formats anciens, propriétaires et bien connus, .doc, .xls ou .ppt, vers le nouveau format proposé par Microsoft, OpenXML.

L’autre option de "continuité" sera donc de basculer sur...OpenOffice.
Pour les entreprises qui considèrent que les versions actuelles d’Office remplissent correctement leur rôle, ce sera probablement la meilleure option.
J’y trouve trois avantages importants :
- La réduction des coûts de licence ; OpenOffice est totalement gratuit, téléchargeable depuis le site OpenOffice.org.
Au vu des prix d’Office 2007, ce sont de belles économies, immédiates, qui s’annoncent !
- La continuité dans les usages ; de manière paradoxale, il sera plus facile de faire migrer des utilisateurs depuis Office 97 ou 2003 vers OpenOffice que vers Office 2007 !
- Le basculement progressif vers des formats ouverts et standardisés, .odf, Open Document Format.  Ceci a le grand avantage de pouvoir utiliser les mêmes documents avec d’autres outils Bureautique 2.0.

Du côté des solutions serveurs, rien de très spectaculaire n’est à attendre des versions Exchange 2007 ou Notes-Domino, qui jouent plus la continuité que l’innovation.

Bureautique 2.0 : les options de rupture

Face à ces solutions bien connues, fiables, éprouvées, il faut, plus que jamais, poser la question qui fâche :

            Et si la continuité était un cul-de-sac ?

En 2007, un DSI qui se bornerait à comparer les solutions des deux poids lourds, actuels, de la bureautique professionnelle, Microsoft et IBM, manquerait à tous ces devoirs de professionnel. 
Tout projet de mutation bureautique devra étudier, au minimum, les options suivantes :

- Sur le poste de travail : Microsoft Office, OpenOffice, IBM workspace et ... des solutions Bureautique 2.0 !
- Sur les serveurs : Exchange, Notes-Domino, des alternatives Bureautique 1.0 (Mirapoint...) et ...des solutions Bureautique 2.0 !

Les solutions Bureautique 2.0 apportent trois grandes ruptures par rapport aux solutions “legacy” actuelles, en termes d’usages, de coûts et de technologie, dans l’ordre décroissant d’importance.

Rupture d’usages

Plume sergent major (pour les “analogistes”), pointe Bic, machine à écrire, machine traitement de texte, Word, Office, toutes ces innovations ont profondément impacté nos relations à l’écriture.
On pourrait dire la même chose des outils de calculs, de dessin, de traitement des photos et de montage vidéo.

La nouvelle génération d’outils Bureautique 2.0, déjà présentée dans ce blog, va créer une profonde rupture en mettant au premier plan la dimension collaborative.

Deux populations très différentes vont être touchées :

- Les utilisateurs d’outils Bureautique 1.0.
- Les “exclus” de la Bureautique 1.0, qui représentent 50 % des salariés dans les pays développés, comme la France, et l’immense majorité des travailleurs dans les pays en émergence.

- Nouveaux usages, pour les clients actuels
Plus de 90 % des textes, tableaux et autres documents sont préparés, révisés, modifiés par plusieurs personnes avant de prendre leur forme définitive.  La possibilité, pour toutes les personnes parties prenantes, à tout instant, en tous lieux, ensemble ou séparément, de participer à ce processus de création est un atout majeur.  Plus grande efficacité, rapidité, suppression du “ping-pong” des envois par mail... il faudra quelques semaines aux utilisateurs pour en découvrir les avantages.
A partir de ce moment-là, ils ne pourront plus faire marche arrière.

- Premiers usages, pour les exclus actuels
Il devient possible, pour la première fois, de proposer aux SBF (Sans Bureau Fixe), des accès économiques, par navigateur, aux outils bureautiques de base, email, agenda, écrire...

Que ce soit depuis des PC low cost en libre service, ou, de plus en plus, à partir d’un téléphone mobile ou d’un PDA. une entreprise peut, enfin, éliminer cette fracture numérique et proposer des services indispensables à tous les oubliés de la bureautique 1.0, tous les exclus du PC, tous les “deskless”.
L’essentiel est de comprendre que l’accès aux services Bureautique 2.0 n’est pas synonyme de possession d’un PC.
Ces mêmes exclus sont, de plus en plus souvent, équipés chez eux de ces outils ; la formation nécessaire sera donc réduite au minimum.

A l’aube d’une campagne électorale, je propose une nouvelle loi, à faire voter par le (la?) futur(e) Président(e) élu(e) en Franc(e) :

Tout DG, tout DSI, qui ne proposera pas, avant la fin 2008, une boîte email à 100 % des collaborateurs de son organisation sera puni d’une amende qui ne saurait être inférieure à 150 euros par contravention constatée.

Réduction drastique des coûts

En moins de 2 ans, tous les acteurs majeurs de l’internet grand public ont proposé des outils bureautiques performants, tels que des boîtes email de plusieurs Go, à coût zéro. 
Comme cela devient habituel dans le Web 2.0, les solutions grand public apparaissent dans les entreprises, avec un décalage d’une ou deux années.

En cette veille de Noël, j’ai une excellente nouvelle pour les Directions Générales et les Directions financières
En 2007, toutes les entreprises, depuis la TPE ou la PME jusqu’aux organisations de plusieurs centaines de milliers de collaborateurs, pourront commencer à installer des Services Bureautique 2.0 dont les coûts mensuels seront très faibles ou ... nuls.

Que ce soit dans des architectures hébergées ou en Intranet, les offres vont se multiplier.  La concurrence va jouer à plein et personne ne s’en plaindra, à part... les fournisseurs de Bureautique 1.0 qui vont devoir, de toute urgence, revoir leurs tarifs à la baisse.`

Faire des prévisions est toujours dangereux, mais je vais vous proposer un pronostic sur ces coûts :
Le coût mensuel d’un Service Bureautique 2.0 de qualité, comprenant écriture, calcul, présentation, mail, agenda, chat, Wiki, Blog, Web-conférence... sera :

       Coût Services Bureautique 2.0  <  8 euros par personne en 2008.

Ruptures dans les solutions technologiques

Les deux mutations technologiques qui vont permettre ces ruptures dans les usages et les coûts sont clairement identifiées :
- Basculement vers les serveurs des fonctionnalités qui résidaient auparavant sur les PC obèses, permettant leur accès depuis tout type de poste de travail, fixe et mobile
- Richesse fonctionnelle raisonnable, permettant à plus de 90 % des utilisateurs, actuels et futurs, d’accéder à des outils simples, ergonomiques et demandant un minimum d’apprentissage.

Quels seront les futurs leaders de la Bureautique 2.0 ? Il est encore trop tôt pour se prononcer.  Les premières offres professionnelles, telles que Zimbra ou Google Apps, sont déjà d’un bon niveau. Fin 2007, les offres seront plus nombreuses, plus performantes.
- Oui, ces offres Bureautique 2.0 professionnelles sont encore en émergence !
- Oui, ces offres Bureautique 2.0 professionnelles sont incomplètes, encore en version Beta !

- Mais..., oui, ces offres Bureautiques 2.0 sont déjà suffisantes pour démoder définitivement les solutions actuelles et les transformer, immédiatement, en vestiges technologiques d’une civilisation qui arrive à sa fin.

Exchange et Notes avaient enterré Profs et All-in-One. 
Les solutions Bureautique 2.0 vont leur faire subir le même sort !

Plan d’action 2007

Nouveaux usages, dépenses en chute libre, solutions émergentes, face à ce triple challenge, en 2007, une démarche de projets pilotes est la meilleure manière, pour les entreprises, de se préparer pour le grand saut dans la Bureautique 2.0, à partir de 2008.

Préparer, en 2007, son entreprise à rentrer dans l’ère de la Bureautique 2.0 est l’un des petits investissements prioritaires que peut faire un DSI.

Pourquoi attendre ?