Google Apps : l’offre Bureautique 2.0 “haut de gamme” est disponible !

22 février 2007 : L'équipe Google Entreprise a levé le voile sur son offre Bureautique 2.0 “haut de gamme” pour les entreprises ; une annonce importante, que j’attendais avec impatience. Je n’avais pas, jusqu’à ce jour, la possibilité d’en parler, tenu au secret par un NDA, Non Disclosure Agreement.
Le nom officiel de ces Services Web 2.0 est :

Google Apps Premier Edition  (Google Apps dans la suite du texte)

C’est un événement majeur et un signal fort : les solutions “Bureautique 2.0” professionnelles sont maintenant une alternative crédible aux approches Bureautique 1.0 (Office, Exchange, Notes ...), utilisées aujourd’hui par plus de 90 % des salariés des entreprises de toute taille, de tout secteur.

La genèse de cette offre

Dans le Web 2.0, les nouveaux services, les nouvelles solutions sont toujours offertes en priorité aux particuliers.
Depuis 2004, Google propose des services Bureautique 2.0 : le plus connu est Gmail, messagerie électronique qui a révolutionné le secteur en étant le premier à proposer 2Go de stockage gratuit, quand la majorité des offres existantes se mesuraient en dizaines de Mo.
L’offre grand public de Google s’est progressivement enrichie de services tels que l’agenda, le chat, la voix (Google Talk, hélas non encore disponible sur Macintosh)....
Docs & Spreadsheets, devenu Document & Tableur, maintenant que la version française est disponible, s’est rajouté à ces offres grand public.
Depuis quelques jours, pour accéder à Gmail, il n’est plus nécessaire de trouver un parrain qui vous envoyait une invitation ; toute personne peut s’inscrire en accédant au site Gmail.

Les fonctionnalités de Google Apps Premier Edition

Les services Web 2.0 immédiatement disponibles, dans l’annonce Google Apps Premier Edition faite aujourd’hui, sont les suivants :
-   Messagerie électronique, avec 10 Go de mémoire par personne !
- Agenda électronique partageable.
- Chat, messagerie instantanée.
- Page d’accueil personnalisée, acceptant les flux RSS, élément essentiel pour préparer les utilisateurs à de nouveaux modes de travail.
- Un logiciel collaboratif d’écriture disposant de toutes les fonctions nécessaires pour préparer et modifier un document à plusieurs.
- Un tableur collaboratif, disposant d’un grand nombre de fonctions mathématiques et statistiques.

Les utilisateurs des services Google grand public ne seront pas dépaysés par Google Apps ; cette filiation entre les offres grand public et professionnelles présente des avantages pratiques :
- Les services ont été longuement testés et améliorés avant d’être proposés aux entreprises.
- L’ergonomie et la facilité d’usage des solutions grand public se retrouve dans le monde professionnel, et entrainera une très forte réduction de la demande d’assistance et de hot-line.
- De nombreux salariés des entreprises qui vont installer Google Apps sont déjà utilisateurs, à titre privé, de ces outils. Nous l’avons vérifié dans toutes les entreprises “Early Adopters” avec qui nous avons travaillé. L’acculturation de ces nouveaux services et modes de travail en est grandement facilitée.

Caractéristiques de l’offre Google Apps premier Edition

Google Apps Premier Edition :
- Est immédiatement disponible.
- Fonctionne en mode hébergé ; Google Apps s’appuie sur les infrastructures existantes de Google : environ 500 000 serveurs, dans plus de 25 Data Centers.
- Sécurité : tous les transferts se font en mode HTTPS et l’entreprise cliente bénéficie de la très grande sécurité des centres de calculs de Google.
- Dispose d’un SLA, Service Level Agreement, garantissant un niveau de service de 99,9 % pour la messagerie.
- Accès possible par téléphones mobiles, smartphones et Blackberry : nos cadres dirigeants vont adorer !
- Des API ouvertes, permettant de créer des liens avec le Système d’Information existant.
- Le nombre d’utilisateurs minimum est de... 1 et il n’y a pas de nombre maximum !
- La publicité est ... optionnelle.

Il manque “juste” un élément clef dans cette liste, le prix de Google Apps.
L’ensemble des services Google Apps est proposé à :

               $50 / personne / an

A l’inverse d’autres fournisseurs qui ont du mal à convertir correctement les dollars US en euros (j’ai écris un texte sur le surprenant prix de vente de Windows Vista en France), Google utilise le cours officiel du dollar pour établir le prix en euros, ce qui devrait être la norme de tous les fournisseurs.
En pratique, cela signifie que Google Apps premium Edition coûte :

        38 euros / utilisateur / an

En utilisant ma mesure financière favorite, le SCM (Service Coût /mois), Google Apps permet de proposer toutes les fonctions bureautiques essentielles à un prix “compétitif” :

         SCM de Google Apps Premium Edition  = 3 euros

DSI, DG et Directeurs financiers ne devraient pas rester très longtemps insensibles à ce chiffre. Dans le cas contraire, qu’ils ne viennent plus se plaindre que l’informatique leur coûte cher !
Pour ceux qui auraient du mal à comprendre à quel point ce chiffre est bas, je propose la comparaison suivante : le basculement d’un PC vers Windows Vista, représente, d’après les chiffres de Microsoft, une dépense de 2 800 euros :

1 basculement Vista > 90 884 mois de Google Apps, plus de 7 70 années

Mesurer le ROI d’un basculement rapide sur Google Apps ne devrait pas être une tâche insurmontable, pour les rois du tableur !

Google Apps premier Edition, une offre en devenir

Comme tout service WEB 2.0 qui se respecte, Google Apps est annoncé en version ß. C’est, dans ce cas précis, un véritable ß ; il manque des fonctionnalités, d’autres sont incomplètes...

Pour vous éviter un effort surhumain, je vous propose donc une première liste de très bonnes raisons pour ... ne pas installer Google Apps !

- Il n’y a pas d’équivalent Powerpoint. Je remarque que l’on a déjà vu, sur Internet des informations sur “Presently”..  La version initiale de Google Document s’appelait ... Writely ! Sans commentaires.

- Le tableur ne permet pas de faire des graphiques.  Google a racheté il y a quelques semaines iRows, un autre tableur Web 2.0 dont les graphiques étaient de très bonne qualité....

- Un Wiki n’est pas disponible.  N’oublions pas que Google a aussi racheté, il y a quelques mois, l’un des meilleurs Wikis du marché, JotSpot.

- Travailler en mode 0ff-Line n’est pas possible. Dans Firefox 3, disponible au deuxième semestre 2007, une fonction cache permettra de disposer d’un “Outlook like” dans le navigateur. 
De nombreux développeurs de Firefox 3 sont des salariés de Google...

- Google Apps fonctionne en mode hébergé, donc...mes données sont stockées chez Google, qui pourrait lire tous mes documents confidentiels.  Pire, la NSA et autres SSS (Sinistres Services Secrets) auront un accès libre à mes fichiers.

Cette première liste devrait être suffisante pour dissuader les entreprises “prudentes” et les convaincre que l’installation de Google Apps leur ferait courir un risque stratégique majeur, mettant leur survie en péril !

La France, en pointe !

Je n’ai pas l’habitude de chanter “Cocorico”, mais pour une fois que la France fait la course en tête, il serait malvenu de ne pas s’en réjouir !

Depuis quelques mois, la division Entreprise de Google recherchait des entreprises “Early Adopters”, prêtes à lancer des projets pilotes en souscrivant un contrat d’une année pour 100 utilisateurs.

Un “Kick-Off”, réunion des forces de ventes mondiales de Google Entreprise a eu lieu à Phoenix, Arizona, mi-janvier ; j’y étais invité, en tant que Président de Microcost, avec mon DG Laurent Gasser, pour y présenter notre vision de la Bureautique 2.0. 

Nous avons eu le plaisir, et la fierté, de constater que plus de la moitié des “Early Adopters”, tous pays confondus, étaient en France, tous clients de Microcost !

C’est grâce à cette performance des ‘frenchies” que l’annonce mondiale de l’offre Google Apps est faite simultanément à Mountain View, siège californien de Google et à Paris. 
Décalage horaire aidant, la France a même eu droit à la primeur mondiale de l’annonce.

Essilor, Médiamétrie et Nexans font partie des entreprises françaises innovantes, “early adopters”, qui ont accepté de témoigner lors de l’annonce. D’autres ont souhaité garder l’anonymat, et je respecte leur volonté.

Comment tirer parti, immédiatement, de Google Apps

Point n’est besoin, dorénavant, d’avoir des contacts privilégiés avec Google pour utiliser Google Apps.

En cohérence avec mon discours, ma vision, je ne vais pas nier que je suis très heureux de l’arrivée de Google Apps.

C’est une parfaite illustration de la démarche d’innovation de rupture, chère à Christensen :
- Les fonctionnalités sont beaucoup moins riches que celles des produits existants.
- Le prix des services Google Apps est beaucoup plus bas que celui des produits existants.
- Google Apps ne cherche pas seulement à se substituer aux produits existants, mais propose en plus des fonctionnalités innovantes de travail collaboratif.

Je vous propose un plan d’action pragmatique et opérationnel, valable dans toutes les entreprises :
- Prenez la décision, immédiate, d’essayer Google Apps.
- Choisissez quelques dizaines, quelques petites centaines de personnes pour ces projets pilotes.
- Variez au maximum les profils des personnes qui vont expérimenter, en choisissant des métiers, des profils et des âges différents.  L’idéal est de pouvoir construire 3 à 5 groupes très distincts.
- Utilisez la démarche “Permis de Conduire Web 2.0”, pour aider ces utilisateurs potentiels à identifier eux-mêmes les activités pour lesquelles ils pensent que Google Apps peut leur apporter un plus immédiat.
Ils sont les mieux placés pour prendre cette décision et... feront ensuite tout leur possible pour transformer l’essai en réussite.

Démarrer, en 2007, donnera à votre entreprise deux bénéfices principaux :
- Une meilleure compréhension du CTWWW, “Changing The Way We Work”, à savoir les changements induits par de nouveaux services dans les usages, mais dans votre contexte, avec vos collaborateurs, pour vos activités.
- Permettre, en 2008 et les années qui suivent, de très fortes réductions de vos budgets bureautiques, au fur et à mesure que les solutions existantes, Bureautique 1.0, seront envoyées à la déchetterie.

Bienvenue au Club !

Depuis plusieurs mois, toute l’équipe Microcost utilise les outils Google Apps, comme les 10 000 collaborateurs de Google qui “eat their dog food”, et ont testé, dans leurs activités professionnelles, les services qui sont annoncés aujourd'hui.
J’espère que vous serez très très nombreux à rejoindre la communauté des Entreprises utilisant Google Apps, dans les jours et les semaines qui viennent.

Bienvenue au Club !
Nous vous y accueillerons avec chaleur, amitié et la volonté de vous aider à réussir votre entrée dans la Bureautique 2.0, première étape vers un Système d’Information Web 2.0.