Web 2.0 et DSI : accompagner, ignorer, ou bloquer ?

Le thème de l’informatique fantôme, créée et gérée par les utilisateurs à l’insu de leur DSI favorite, est récurrent dans notre métier ; je l'avais déjà abordé dans ce blog.

La nouvelle version des outils Bureautique 2.0 de Google, Google Apps Team Edition (GATE), qui vient d’être annoncée va réouvrir ce débat !

C’est la quatrième version de la célèbre famille de produits, qui existait déjà sous plusieurs formes :

- Google Apps for your domain : gratuite, pour entreprises.
- Google Apps for Education : gratuite, pour le monde éducatif.
- Google Apps Premier Edition : payante, pour entreprises.

Cette nouvelle version, GATE (sans s !) est, elle aussi, gratuite.

Spécificités de Google Apps Team Edition (GATE)

La principale différence “technique” de cette version est qu’elle ne comprend pas la fonction mail et s’appuie donc sur les adresses courriel existantes des utilisateurs. 
  Les fonctions proposées sont :
- Agenda
- Page d’accueil personnalisée
- Chat
- Traitement de texte
- Tableur
- Présentation

Sur le plan technique, il s’agit donc en apparence d’une... régression, car on élimine une fonction existante, sans en créer de nouvelles.

Pour créer un groupe d’utilisateurs de GATE, il n’y a plus besoin d’agir sur les DNS (Serveurs de noms) qui gèrent les adresses de messagerie. 
Pour mettre en œuvre les autres versions de Google Apps, il faut, au préalable, rediriger les adresses de courriel du logiciel ancien vers des adresses gérées par Google.

La grande innovation “organisationnelle” de GATE apparaît alors clairement ;  il devient possible d’installer GATE pour un groupe d’utilisateurs sans avoir à demander l’autorisation des “autorités informatiques” !

J’étais, le jour même de cette annonce, dans le bureau du DSI d’une grande entreprise industrielle et je lui ai expliqué les spécificités du produit ; il a immédiatement compris ce qui “pourrait” se passer dans son entreprise si des utilisateurs souhaitaient essayer GATE sans lui !

Tout DSI, tout responsable informatique va devoir choisir, très vite, son camp parmi trois grandes familles de réponses possibles.
Dans mon blog précédent, déjà cité, j’avais identifié trois réponses, face à des offres d’informatique fantôme :
- Bloquer
- Ignorer
- Accompagner

L’arrivée de GATE permet de décliner ces différentes réactions, en construisant les trois scénarios qui vont... tous se dérouler en 2008.

GATE, réponse à une DSI qui bloque

Septembre 2007 : au cours d’une réunion houleuse, un DSI avait sèchement rabroué une équipe de jeunes chercheurs qui étaient venus le voir, pour obtenir son assistance, en lui disant :

“Nous souhaiterions expérimenter l’usage de Google Apps, que nous avons vu fonctionner chez l’un de nos partenaires.  Les fonctions de collaboration nous paraissent intéressantes et pourraient nous aider dans notre métier en améliorant nos processus de travail en groupe et notre réactivité ”.

Ses réponses avaient aussitôt fusé :
- Chez nous, il existe une solution unique, intégrée, mono-fournisseur, qui s’impose à tous les collaborateurs.
- Gérer la diversité, je ne sais pas le faire, je n’ai pas envie de le faire.
- Google ? Dans l’entreprise ? Vous n’y pensez pas ! C’est un outil non professionnel.
- Tout le monde chez nous travaille avec Office depuis 10 ans ; pourquoi changer ?

Février 2008 : que va faire maintenant cette équipe de chercheurs dès qu’ils découvriront l’existence de la version GATE de Google Apps ? Est-ce difficile à imaginer ?
Ils établiront, en moins de 24 heures, un domaine GATE pour leur groupe et commenceront à partager documents, tableaux et présentations entre eux et avec tous les partenaires externes.

La petite vidéo qui accompagne la présentation de GATE explique, très bien, comment n’importe quelle personne avec une adresse email professionnelle et aucune compétence informatique peut inviter tous ses collègues en quelques minutes.

GATE, réponse à une DSI qui ignore

Face à une DSI qui a créé une culture du laisser-faire, du “pas vu, pas pris”, les utilisateurs vont, par petits groupes, découvrir les potentiels de la solution GATE et se l’approprier.

Que peut-il se passer dans cette hypothèse?
- Rien de grave, car les risques sont faibles, et pour l’informatique, qui n’est pas directement impactée, et pour les utilisateurs qui, au pire abandonneront une solution qui aurait pu leur rendre service.
- Rien d’exceptionnel, car, livrés à eux-mêmes, sans aide et assistance, il sera difficile aux groupes qui auront lancé des projets GATE d’en tirer le maximum.

GATE, au service d’une DSI qui accompagne

Sauter sur l’opportunité, proposer immédiatement à un maximum de clients internes d’expérimenter GATE, ce sera la réaction intelligente d’une DSI qui aura compris tous les avantages de cette nouvelle version des outils Bureautique 2.0 de Google.
Pourquoi ?

- Les versions existantes de messagerie électronique, Exchange ou Lotus Notes, peuvent, à court terme, continuer à assurer leurs fonctions. 
Il ne sera pas nécessaire de se lancer dans une coûteuse mutation sur les nouvelles versions, qui ne sont que les derniers exemplaires d’une espèce en voie de disparition.

- Avec un investissement logiciel minimal, zéro euro (à la portée de votre entreprise ?), la DSI peut proposer à ses clients d’expérimenter avec des outils logiciels innovants. 
C’est, en plus, un mouvement réversible ; à tout instant, les utilisateurs pourront décider de revenir à leurs outils anciens, s’ils le souhaitent.
Google Apps permet, en effet, d’exporter les documents créés aux formats propriétaires (.doc, .xls..) de Microsoft ou aux formats ODF, ouverts et standardisés.

- Les équipes d’infrastructures n’auront pas à intervenir sur les DNS, annuaires ou autres outils techniques ; la mise en œuvre de GATE est totalement transparente dans ces domaines.

- En prenant l’initiative, en faisant un marketing actif de ces nouveaux usages collaboratifs, la DSI se positionne, ou se repositionne, dans un rôle d’innovation et d’apporteur de valeurs immédiates à ses clients. Il serait dommage de ne pas profiter de cette occasion pour .... améliorer son image à peu de frais.

- En quelques mois, la DSI obtiendra des retours d’expériences sur les avantages et/ou inconvénients de ces outils Bureautique 2.0.  Ce seront des éléments précieux lorsqu’il faudra choisir une stratégie et des outils pour remplacer les solutions existantes, en fin de vie.

Pourquoi diable Google propose-t-il GATE ?

Je ne suis pas dans le secret des Dieux de Montain View, quoi que puissent en penser certains de mes lecteurs ! 
Je n’exprime donc qu’un avis strictement personnel.

Avec GATE, version gratuite, je le rappelle, Google s’adresse aux entreprises de toute taille :
- Pour les PME, et toutes les entreprises sans informaticiens qui disposent déjà d’une messagerie, GATE permet de bénéficier de l’essentiel des avantages de Google Apps sans, dans un premier temps, toucher à la messagerie existante.

- Pour toutes les entreprises disposant d’une équipe informatique, GATE, comme on l’a vu, peut s’installer avec ou contre l’avis de la DSI.

Je ne suis pas sûr que les équipes commerciales de Google apprécient beaucoup l’annonce de la version GATE ; ce n’est pas avec GATE qu’ils vont encaisser de fortes commissions !

C’est pourtant une décision très astucieuse de Google ; en réduisant au minimum les frictions qui pourraient empêcher une entreprise d’essayer une solution Google Apps, Google privilégie les bénéfices moyen terme au détriment de revenus très court terme.  Dans le monde de la Silicon Valley, moyen terme signifie 12 à 18 mois.

Google fait le pari que les millions de personnes qui vont essayer GATE seront séduits par l’outil et basculeront ensuite vers la version GAPE, Premium Edition qui, elle, est payante à 40€ / personne / an.

Un pari qui a toutes les chances de réussir.

Mon conseil à un DSI intelligent (donc à tous !)

Vous avez probablement eu une première réaction de rejet à l’annonce de GATE par Google, en pensant aux désordres potentiels que cela pourrait créer ; je le comprends très bien.
Cette réaction initiale ne doit pas vous empêcher de comprendre tous les bénéfices que vous pouvez retirer, pour votre entreprise et votre DSI, si vous en devenez ... le plus ardent supporter !

Appropriez-vous GATE ; faites-en immédiatement la promotion ! Trouvez les premiers groupes volontaires.
Prenez exemple sur les judokas ; ils utilisent l’énergie de leurs adversaires à leur avantage.

C’est une démarche :
- À risque nul : le pire qui peut arriver est que vos clients ne soient pas convaincus des avantages de ces solutions.  Dans ce cas, vous ferez l’économie d’une évolution de vos solutions bureautiques.

- Tournée vers l’innovation immédiate : en quelques semaines, des dizaines, des centaines de personnes auront découvert les potentiels de la Bureautique 2.0, en auront aussi compris les limites et quels en sont les domaines d’usages à la plus forte valeur ajoutée

- Qui permet à une DSI de “redorer” son blason, de reprendre l’initiative, dans le cas, bien sûr improbable, où cela serait nécessaire.

Entreprise, utilisateurs, DSI, des bénéfices immédiats pour les trois, des investissements minimums ; GATE a vraiment toutes les qualités !

Je ferai, fin 2008, un rapide sondage auprès des DSI français, pour savoir dans quels camps ils sont ;
j’en connais déjà les résultats :

- Bloque : 2 %
- Ignore : 3 %
- Accompagne : 95 %