(Texte un peu plus long que d’habitude, rendu nécessaire par l’importance du sujet et l’urgence des décisions à prendre.)
Entre 1990 et 2000, toutes les entreprises ont équipé leurs salariés qui disposaient d’un PC Windows de la suite bureautique Office. Depuis, elles renouvellent, consciencieusement, sans se poser trop de questions, leurs licences Office, pour le plus grand bonheur des finances de Microsoft.
LA vache à lait de Microsoft : Office
Office a été et reste encore la « vache à lait » numéro un de Microsoft.
Cela fait plus de 15 ans qu'Office représente, avec Windows, les deux principales sources de bénéfices de Microsoft. Depuis plusieurs années, et surtout depuis 2010, les bénéfices générés par Windows diminuent tous les ans, et le mouvement s’accélère, comme le montre clairement ce graphique.
En 2013, les bénéfices venant d’Office sont 1,6 fois plus grands que ceux de Windows.
Si l’on analyse avec plus de détails les chiffres du deuxième trimestre 2013, on constate que :
- La division Office dégage une marche brute de 68 %. Pour un produit qui a plus de 20 ans d’âge, c’est du jamais vu.
- Cette division Office représente 62 % de tous les bénéfices de Microsoft, Windows et Serveurs fournissant, ensemble, 70 % des bénéfices de la division Office.
- Les deux autres divisions, Entertainment (XBox) et Online (Outlook.com, Bing...) sont en perte.
La vérité sur les usages, enfin !
Une jeune société, Softwatch, basée en Israël, a créé CloudIT, solution SaaS bien entendu, qui permet de mesurer la réalité des usages de Microsoft Office sur tous les PC, fixes ou portables
Il suffit d’installer un petit agent logiciel sur chaque poste de travail et de mener une campagne de mesure pendant un ou deux mois. L’entreprise dispose alors de tableaux de bord très détaillés permettant de comprendre comment est utilisé chaque composant de cette suite intégrée, personne par personne.
Softwatch vient de publier un document passionnant, disponible en PDF, qui fait la synthèse de plusieurs séries de mesures, couvrant :
- 51 entreprises.
- 148 500 personnes
- Trois mois de mesures.
C’est, à mon avis, un échantillon suffisamment grand pour fournir des résultats synthétiques généralisables à la majorité des entreprises.
Je vous en propose une analyse globale, mettant en évidence les résultats qui me paraissent les plus significatifs, que j’ai résumés dans le schéma ci-dessous.
- Temps moyen d’utilisation de Microsoft Office : 48 minutes par jour, ce qui correspond à exactement 10 % d’une journée de 8 heures de travail.
- Outlook, la fonction liée à la messagerie et l’agenda, représente 68 % du temps d’utilisation d’Office, soit 33 minutes par jour. C’est plus des 2/3 du temps total d’usage, pour des fonctions autres que les textes, tableaux ou présentations.
- Les trois fonctions « classiques » d’Office, ensemble, ne représentent que 15 minutes d’usage par jour !
- Word, avec 8 minutes par jour, est la fonction la « plus utilisée » ; cela représente une minute par heure.
- Excel, quant à lui, à droit à 5 minutes par jour.
- PowerPoint, le parent pauvre de la famille : 2 minutes par jour. Cela fait, sur une année entière, 6 heures d’utilisation, même pas une journée complète.
Vous êtes surpris ? Je l’ai été ! J’avais constaté depuis longtemps que l’usage d’Office était beaucoup moins fréquent que l’imaginaient les entreprises, mais ce niveau très bas d’usage m’interpelle, comme il devrait interpeller tous les responsables informatiques qui dépensent des fortunes pour les licences Office.
Office : typologie des utilisateurs
La segmentation des personnes par leur niveau d’usages de Microsoft Office donne des résultats au moins aussi intéressants que ceux sur les niveaux moyens d’utilisation.
Softwatch permet une analyse fine par « niveau » d’utilisation de chacun de ces outils. Je trouve leur typologie très pertinente :
- Utilisateurs intensifs (Heavy users) : Softwatch place la barre très bas : pour être dans la catégorie intensif, il suffit d’utiliser Word ou PowerPoint 12 minutes par jour, et Excel 18 minutes par jour. Ceci correspond à 2 à 3 minutes... par heure.
- Tous les autres, regroupés dans la famille des utilisateurs légers (light users), elle-même segmentée en trois sous-familles :
- Non-utilisateurs (Inactive users) : n’ouvrent jamais Word, Excel ou PowerPoint.
- Visualisateurs (Viewers) : regardent des documents Office mais n’y apportent aucune modification, un peu comme le font les lecteurs de documents PDF (Rappel, PDF reader est... gratuit.).
- Modifications légères (Light Editors) : apportent, de manière très épisodique, quelques modifications aux documents Office.
Dans le tableau ci-dessus, qui présente la matrice utilisateurs intensifs/légers pour les trois produits Office, les chiffres sont sans appel :
- Pour PowerPoint, 98 % des personnes sont dans la catégorie « légers ».
- Word fait un peu mieux : ils ne sont « que » 91 % de « légers ».
- C’est Excel qui a droit à la plus grande population d’utilisateurs intensifs, toutes proportions gardées. Ils sont 19 % à utiliser Excel plus de 18 minutes par jour.
L’analyse plus fine des « utilisateurs légers » enfonce le clou : Microsoft Office est un outil dont les fonctions traditionnelles sont vraiment très, très très peu utilisées.
Laissons parler les chiffres :
- La « vedette » reste PowerPoint : 50 % des salariés n’ouvrent jamais PPT, qui est pourtant installé sur tous les PC. Il faut y ajouter les 18 % qui s’en servent uniquement pour visualiser une présentation.
- Word : la majorité des personnes, 56 % (91 % x 62 %) utilisent Word pour faire des modifications légères à des documents existants.
- Une fois encore, c’est Excel qui s’en sort le moins mal : 43 % (81 % x 53 %) des salariés apportent des changements légers à des feuilles de calcul.
Que nous disent ces chiffres ? Les solutions « Cloud », alternatives économiques et collaboratives aux produits Office + Exchange ou Notes, peuvent aujourd’hui répondre aux besoins réels de la grande majorité des salariés des entreprises. Par précaution, et pour ne pas créer de fausses polémiques, je fais l’hypothèse que les outils traitement de texte, tableur et présentation des solutions Cloud ne répondent pas aux attentes des « utilisateurs intensifs », même si ce n’est probablement pas le cas.
- 100 % des utilisateurs de messagerie et agenda : les versions navigateurs de Google Apps disposent de la fonction Off-Line et sont disponibles sur tout objet d’accès, PC, Macintosh, smartphones et tablettes.
- 98 % des salariés n’ont pas besoin de PowerPoint sur leur poste de travail.
- 91 % des salariés peuvent vivre, très bien, sans Word.
- Pour Excel, ils sont 19 % à devoir garder ce logiciel sur leur PC.
Softwatch donne une autre statistique très intéressante :
- 68 % des salariés ne sont « utilisateurs intensifs » d’aucun des trois produits, Word, Excel et PowerPoint. Ceci veut dire que l’on peut éliminer Office sur les 2/3 des PC sans aucun risque.
- Il n’y a que 2 % de la population qui est utilisateur intensif de deux des trois produits. Il n’y en a aucun qui soit intensif sur les trois. En clair, ceci veut dire que le « contrôleur de gestion fou » qui fait des tableaux Excel de 634 lignes et 197 colonnes, que personne ne lit, peut basculer sur le Cloud pour ses documents textes et ses présentations.
Oui, je vous entends déjà me dire : ces statistiques sont très intéressantes, mais, dans mon entreprise,... c’est différent ! La réponse est très simple, et je la détaillerai dans la dernière partie de ce texte : faites vos propres mesures avec Softwatch.
Office 365 : le piège mortel
Cela fait quelques années que les entreprises ont compris au moins une chose : quelle que soit la version de Microsoft Office utilisée, elle est déjà surdimensionnée par rapport aux besoins réels. Celles qui avaient eu la sagesse de ne pas signer des contrats de type « Software Assurance » ont pu garder des versions anciennes, sans risques, et en réduisant fortement leurs budgets de licences Microsoft.
La vache à lait Office est menacée ; Microsoft pensait avoir trouvé la parade en inventant un piège génial et... mortel, qui a pour nom Office 365.
Comme plus personne ne souhaite acheter Office, un produit obèse, hors de prix et inutile, Microsoft essaye de vous le faire avaler en mode « indolore » en vous le louant au sein d’une suite encore plus intégrée, qui a pour nom Office 365.
Le prix annuel, 228 € peut, à juste raison, faire peur, Microsoft préfère annoncer sa solution à 19 € par mois, un chiffre moins dissuasif, même si l’annonce précise bien qu’il s’agit d’un contrat annuel.
Un petit rappel : depuis 2007, Google Apps est commercialisé à 40 € / an, prix qui n’a pas bougé depuis 6 ans. Office 365 n’est que... 5,7 fois plus cher que Google Apps.
L’argument massue de Microsoft, avec Office 365 vous pouvez continuer à utiliser Office sur vos PC, vient de tomber, merci Softwatch !
Ce scandale financier peut, et doit cesser
Aucun DSI ne peut aujourd’hui, continuer à ignorer l’évidence : en maintenant Microsoft Office sur les PC de tous ces clients internes, il dilapide tous les ans des milliers, des millions d’euros.
A l’heure où tous les DSI sont sous la pression des dirigeants pour réduire les coûts de l’informatique, ils peuvent répondre, immédiatement, à cette demande, en trois étapes simples :
- Lancer une campagne de mesure de la réalité des usages de Microsoft Office dans leur entreprise.
- Basculer toute l’entreprise sur de véritables solutions SaaS économiques, et Google Apps est aujourd’hui la seule option industrielle crédible.
- Maintenir, pour la petite minorité des clients internes qui ont encore, objectivement, besoin d’un outil de création de contenu très puissant, les versions existantes de Word, Excel ou PowerPoint, déjà payées.
Ces clients auront été clairement identifiés, un par un, à l’aide de la campagne de mesure.
Ne pas le faire, immédiatement ? Ce serait une faute professionnelle grave qui pourrait mener, rapidement, de nombreux responsables informatiques, devenus des irresponsables informatiques, à l’ANPE.
Basecamp : Basecamp est le gestionnaire de projets légers le plus simple à utiliser que je connaisse. Le fondateur de cette société, Jason Fried, a choisi de rester focalisé sur une seule application, mais de faire très bien son métier, comme il l’explique dans cet entretien récent. Beaucoup d’autres éditeurs ont voulu se diversifier, sans succès, et auraient intérêt à méditer cet entretien.