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Google Apps vs Microsoft Office 365 : un seul vainqueur... le Cloud ! Deuxième partie

 Dans la première partie de cette analyse, j’ai fait le point sur la situation en 2015.

Je vous propose maintenant de vous aider à faire un choix réfléchi entre G4W (Google Apps - Google for Work) et Office 365.

 

Comparer G4W et Office 365

DPC Coccinelle Rouge & Noir S2007 : G4W était très limité dans ses fonctionnalités.

2011 : Office 365 était vraiment aussi peu « collaboratif » que possible.

2015 : les deux solutions ont fait beaucoup de progrès et éliminé leurs principaux points faibles respectifs :

  • La richesse fonctionnelle de G4W est bonne et répond aux attentes de 90 % des collaborateurs d’une entreprise.
  • Office 365 a amélioré son ouverture vers des plateformes non Microsoft.

Une recherche « Google Apps vs Office 365 » donne 900 000 réponses ! 

Des centaines d’articles et de rapports sont disponibles pour répondre à « La » question : « Comment choisir entre G4W et Office 365 ? »

Parmi ces études récentes, celle réalisée par Cloud Sherpas est raisonnablement complète ; le tableau ci-dessous en est un extrait.

Google Apps Vs Office 365 access toolsIl met l’accent sur une des différences entre G4W et Office 365 ; une offre simple pour l’une, sensiblement plus « complexe » ou « riche » pour l’autre. 

Trois questions :

  • Est-ce que G4W et Office 365 sont des réponses acceptables pour la majorité des entreprises ? Oui !
  • Est-ce que G4W et Office 365 sont des réponses similaires ? Non !
  • Pour faire un choix argumenté, aussi rationnel que possible, il est important de comprendre les profondes différences entre ces deux solutions.

  

Des différences profondes

DPC Cat & Dog 39033088J’ai sélectionné sept critères de comparaison entre G4W et Office 365, pour aider chaque entreprise à choisir la solution qui correspond le mieux à sa stratégie et son style de management

Dans cette liste, GW4 est cité en premier, Office 365 en second.

Simplicité vs complexité : le même outil pour tous les clients de G4W, des options très différentes selon les objets d’accès et les versions pour Office 365. 

Collaboratif natif vs partage traditionnel : plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document avec G4W, elles ne peuvent pas le faire avec Office 365, qui permet de partager des documents.

Web natif vs Client/Serveur natif : G4W est né dans le Web, tout est accessible depuis un navigateur ; Office 365 plonge ces racines dans le Client/Serveur et ne donne toute sa puissance que si l’on installe Office sur son poste de travail.

Objets d’accès variés vs PC dominants : Tout PC, Macintosh, tablette, smartphone, quel que soit son OS peut profiter à 100 % de G4W. Un PC Windows reste le client privilégié pour Office 365.

Composants vs intégré : G4W dispose en natif des fonctionnalités essentielles, suffisantes pour 90 % des collaborateurs ; il existe un grand nombre de composants additionnels que n’installent que les personnes qui en ont vraiment besoin. Toutes les fonctionnalités, y compris les plus complexes, sont disponibles pour tous les utilisateurs d’Office 365.

Innovations rapides vs maturité : tous les ans, G4W s’enrichit de centaines d’amélioration ou fonctionnalités nouvelles. Office 365, construit avec des produits (Exchange, Sharepoint, Office...) qui ont entre 15 et 20 ans d’âge, évolue logiquement moins vite.

Rupture vs continuité des usages : C’est certainement le critère de choix le plus discriminant. Une personne qui a déjà travaillé avec Exchange, Outlook et Office ne verra que très peu de changements dans ses usages en basculant sur Office 365. À l’inverse cette même personne devra changer profondément ses usages pour s’adapter aux nouveaux modes de travail induits par G4W : recherche généralisée, dossiers non nécessaires, conversations, voix, chat et vidéochat natif...

G4W vs Office 365Cette liste n’a rien d’exhaustif ; de nombreux lecteurs auront envie de rajouter d’autres éléments de comparaison. N’hésitez pas à le faire dans les commentaires.

L’essentiel, je le répète, ce n’est pas de faire une comparaison technique, mais d’imaginer comment vont travailler, quotidiennement, vos collaborateurs dans les 5 années qui viennent.

Les « entreprises G4W » et les « entreprises Office 365 » ne travailleront pas de la même manière ; c’est une certitude.

 

Un choix de Management

DPC Mgmt vision 670343782011 : le choix était simple : Office 365 venait d’arriver et avait plusieurs longueurs de retard. 

2015 : les progrès réalisés par G4W et Office 365 sont tels que la décision est devenue plus complexe.

2015 : le choix entre ces deux solutions n’est plus une question technique, mais de management et de culture d’organisation.

Je ne parle pas pour autant d’un choix « irrationnel », au contraire ! 

Simplement, la plus mauvaise manière de procéder et de se lancer dans des études très détaillées des fonctionnalités de ces deux solutions. Pourquoi ?

DPC difficult project s 68266092

  • Les évolutions permanentes de G4W et Office 365 font qu’une analyse à une date x est obsolète 1 mois plus tard.
  • Ce sont des choix stratégiques à long terme : aucune organisation de va changer ses outils de participatique au gré des évolutions fonctionnelles. Déployer l’une de ces solutions engage l’entreprise pour une période minimale de 5 années.
  • Ces deux solutions répondent raisonnablement bien aux attentes de 90 % des salariés d’une entreprise.
  • Il est facile de monter un dossier technique de choix qui, consciemment ou inconsciemment, va privilégier l’une ou l’autre des solutions.
  • Les limites fonctionnelles potentielles de G4W peuvent être corrigées par de nombreux composants complémentaires.

  

Les trois décisions

Les entreprises qui n’ont pas encore déployé G4W ou Office 365 en ce début d’année 2015 ont trois décisions à prendre :

Trois décisions - 365 vs Apps

1 - Décider de faire le saut vers des solutions SaaS/Cloud. La seule question qui reste est : quand ?

  • Entre 2015 et 2017, pour faire partie de la majorité initiale.
  • Entre 2018 et 2021, pour appartenir à la majorité tardive.
  • Après 2021, pour avoir la joie d’être qualifiée de ringard.

2 - Choisir Office 365 : ce sera la décision prise par les entreprises qui privilégient la continuité, l’évolution et ne souhaitent pas créer trop de changements dans leur organisation et leur culture. Pour la majorité des clients internes, le changement sera presque invisible : ils continueront à utiliser leur Outlook favori et leurs Word, Excel ou PowerPoint qu’ils connaissent depuis plus de 20 ans.

3 - Choisir G4W : ce choix sera fait par les entreprises innovantes, qui ont compris les avantages de G4W en matière de collaboration native, d’usage au travers de n’importe quel navigateur, sur tout objet d’accès et la possibilité pour tous les collaborateurs d’avoir la même version, avec la même richesse fonctionnelle. Si ce choix est fait, l’accompagnement au changement dans les usages sera la clef de la réussite. Il est possible et raisonnable, au début de la transition, de permettre à tous ceux qui en ont encore objectivement besoin de garder leur « Office favori ». Ceci ne représente pas de coûts supplémentaires pour les entreprises, car elles ont déjà payé leur version actuelle d’Office et personne, absolument personne, n’a besoin des fonctionnalités additionnelles proposées par les nouvelles versions, Office 2010, 2013 et bientôt 2016.

 

Participatique : tous sur le Cloud en 2021

La courbe de Gauss de l’innovation permet de déterminer quand une innovation va se diffuser, depuis les innovateurs jusqu’au « ringards ».

J’utilise depuis plusieurs années le graphique ci-dessous pour appliquer la courbe de Gauss à la participatique.

Courbe Gauss ParticipatiqueC’est entre 2015 et 2021 que les deux « majorités », initiale et tardive, vont migrer sur des solutions participatique Cloud. En 2022, on ira visiter les entreprises qui n’auront pas encore pris le virage pour voir comment on travaillait... « avant ».

JDN 6 entreprises CAC 40 avec Google AppsUn article publié en février 2015 par Le Journal du Net a confirmé mon pronostic : six des entreprises du CAC 40 ont déjà migré sur G4W. Six sur quarante, cela fait... 15 %, qui est le chiffre sur la courbe de Gauss qui indique que l’on arrive dans la majorité initiale.

En 2012, il y avait 1 milliard d’utilisateurs de Microsoft Office ; à cette date, un salarié sur deux seulement avait accès à une adresse email professionnelle et aux outils bureautiques. 

Avec l’arrivée des outils participatique sur le Cloud, 100 % des salariés auront une adresse email en 2021, comme je l’avais écrit dans un billet parlant du « droit universel à une adresse email ».

Il y aura 2 milliards d’utilisateurs de participatique Cloud en 2021.

En faisant l’hypothèse que les entreprises continueront à payer 40 € ou 50 $ par an et par personne, cela représente, pour les éditeurs, des revenus annuels de l’ordre de 100 milliards de dollars !

Galette Roi Participatique G4W Office 365 2021Si Google et Microsoft prennent chacun environ 50 % du marché, leur CA participatique sera de $ 50 B par an ; on comprend mieux pourquoi ce marché aiguise leur appétit...

 

Résumé 

DPC Winner Cloud S 77512309Que vous choisissiez G4W ou Office 365, vous allez choisir une solution... SaaS/Cloud !

2 milliards d’utilisateurs professionnels travailleront quotidiennement sur le Cloud Public en 2021, utilisant G4W ou Office 365.

Aucune autre application SaaS ne peut espérer atteindre un tel chiffre. 

            Un seul vainqueur... le Cloud !