Une bonne résolution pour 2018 : éliminez les applications Excel !

 

Premiers jours de 2018 : je vous propose de prendre une importante résolution pour l’année qui démarre : éliminer les applications Excel qui ont envahi votre entreprise.

Oui, je le sais, il y en a des centaines, des milliers et votre entreprise ne pourrait plus fonctionner si on arrêtait brutalement ces usages informatiques d’un outil bureautique. C’est pour cela qu’il est urgent de réagir avant que des catastrophes ne se produisent.

 

Excel, le produit

Excel est un tableur, logiciel bureautique, né il y a un peu plus de 30 ans. J’ai été l’un des premiers utilisateurs d’Excel quand ce logiciel n’était disponible que sur… Macintosh, avant l’arrivée de Windows.

Le tableur est une invention remarquable : les premiers représentants de cette famille, Multiplan, Visicalc ou Lotus 1-2-3 ont fait beaucoup pour le succès des PC. N’ayant pas su anticiper l’arrivée des interfaces graphiques, ils ont tous disparu, balayés par Excel.

Excel, le produit, est remarquable ; entre la version 2 initiale et la version 2016 actuelle, il a connu un accroissement considérable de ses fonctionnalités et de sa puissance.

L’arrivée et la diffusion massive de VBA, Visual Basic for Applications, surtout depuis la version 7 en 2010, a conduit à la transformation d’Excel en outil informatique que l’on pouvait « programmer », comme l’explique clairement cette formation à VBA.

VBA est un langage de programmation traditionnel, propriétaire Microsoft, qui a ses racines dans Basic ; il est raisonnablement puissant et permet de faire beaucoup de choses avec Excel, beaucoup trop de choses…

« Petit problème » : écrire des programmes est un très beau métier, mais il demande des compétences sérieuses. Je ne fais pas partie des personnes qui pensent que tout le monde doit savoir programmer et doit pouvoir écrire des programmes pour son entreprise.

Peut-on tout faire avec Excel ? Non, mais vraiment beaucoup de choses, oui ! J’ai beaucoup d’admiration pour Tatsuo Horiuchi, artiste japonais qui réalise tous ses tableaux avec Excel ; un peu moins pour la personne qui a créé plus d’un million de lignes en 9h30 !

Est-ce que cela me rassure ? Pas vraiment…

  

Excel, les utilisateurs-développeurs

L’analogie avec les moyens de transport est utile pour mieux comprendre les difficultés potentielles. Tout le monde peut apprendre à conduire une bicyclette ou une voiture particulière, mais ce n’est pas sans risques : il y a tous les ans plus d’un million de morts sur les routes dans le monde.

Conduire un camion, un autobus, un train ou un avion demande des apprentissages beaucoup plus longs et devient une activité réservée à des professionnels.

Donner à tous les collaborateurs d’une entreprise la possibilité de faire des développements légers, similaires à la conduite d’une bicyclette, pourquoi pas, si l’on accepte un niveau de risques raisonnables.

Par contre, laisser des développeurs non professionnels construire des applications qui ont un rôle stratégique induit un niveau de risques inacceptable pour des entreprises responsables.

Je ne vais pas laisser une personne piloter un Airbus 380 avec 500 passagers quand elle a suivi une formation de 10 heures par Internet ! C’est hélas ce qui se passe trop souvent dans les grandes organisations avec les applications Excel. Devenez développeur VBA en 10 heures et… prenez la responsabilité de calculs qui peuvent avoir des impacts majeurs sur le fonctionnement de votre entreprise.

L’exemple le plus emblématique et le plus courant est la publication des résultats de fin d’année d’une entreprise. Pendant plusieurs semaines, de sympathiques financiers sans culture de développeurs vont travailler jour et nuit pour faire tourner des centaines de macros VBA Excel sur leurs PC, sans qu’aucun contrôle sérieux de cohérence ne soit possible.

En 2014, les actionnaires de TIBCO Software ont perdu 100 M de dollars lors de la vente de l’entreprise à la suite d’une erreur Excel réalisée par la banque Goldman Sachs qui gérait ce dossier.

Il y a certainement des dizaines de cas similaires dont on n’entendra jamais parlé, car pour beaucoup : « Vérité Excel = parole d’Evangile ».

 

Excel : le diagnostic

L’outil Excel n’est pas en cause ; comme tous les outils, il est neutre : ce sont ses usages qui le sont.

Les apprentis sorciers Excel ne sont pas en cause : on ne les a pas préparés au métier de développeur et ils font de leur mieux. 

Alors, à qui la faute si un outil trop puissant est entre les mains de personnes qui ne le maîtrisent pas pour réaliser des activités pour lesquelles il n’est pas adapté ?

Ma réponse peut vous surprendre : le principal coupable est le Système d’Information de l’entreprise !

Dis-moi combien d’applications Excel existent, je pourrai calculer la qualité du SI de l’entreprise.

• Est-ce que les financiers passent des dizaines d’heures à essayer d’obtenir des résultats crédibles pour le plaisir ? Non.
• Est-ce que les responsables de planning en usines passent des heures, tous les jours, pour essayer que tout se passe le moins mal possible, pour le plaisir ? Non.
• Est-ce que les responsables des ressources humaines se battent avec leurs feuilles Excel pour avoir des statistiques fiables pour le plaisir ? Non.

L’immense majorité des personnes qui, dans leurs métiers, construisent des applications Excel le font parce qu’elles considèrent que les outils informatiques mis à leur disposition par la DSI ne sont pas adaptés à leurs attentes.

J’avais déjà évoqué ce thème en parlant de l’informatique fantôme, à base d’Excel, qui a précédé le Cloud Fantôme.

Les personnes qui utilisent des applications Excel ne sont pas des irresponsables ; elles sont conscientes des risques et des limites de leur outil, connus de tous :

• Il existe une association dédiée à l’analyse des risques liés aux usages avancés d’Excel, EuSpRiG, European Spreadsheet Risk Interest Group.
• Une étude du FPA (Financial Planning & Analysis) de juillet 2017 annonce que 88 % des applications Excel ont des erreurs.
• Les résultats d’une étude publiée en novembre 2017 par IDC sur les usages Excel en Europe donnent froid dans le dos :

• 5,5 millions de personnes en Europe sont utilisateurs avancés d’Excel.
• Elles perdent 2 milliards d’heures par an.
• Le coût de ces inefficacités : 55 milliards d’euros.

Les lecteurs de mon blog connaissent bien mon « amour fou » pour les ERP intégrés.

Je n’avais pourtant pas pensé ni osé traduire ERP par :

                    ERP = Excel Run Production

C’est ce que fait une étude publiée en octobre 2017 par la société IFS.

Ces deux graphiques, extraits de cette étude, montrent qu’Excel est l’outil de gestion de production privilégié et que les 18-35 ans sont les plus grands fans d’Excel.

Lors de différentes visites récentes dans des usines, j’ai pu vérifier que c’était très souvent le cas. Dans une entreprise industrielle française, j’avais résumé mon analyse de la situation lors d’une présentation à la Direction Générale en disant : l’outil le plus utilisé dans vos usines est… Excel.

Pour les lecteurs qui ne seraient pas encore convaincus, je propose la lecture de cet article de la revue Fortune qui publie une longue liste d’erreurs à mettre au passif d’Excel.

OK, la situation est grave, les applications Excel sont partout, elles sont dangereuses ; peut-on sortir de ce bourbier ?

  

Solutions pour se libérer des applications Excel 

J’ai résumé la situation actuelle par ce schéma ; les données produites par le Système d’Information sont jugées non fiables ou non pertinentes par les métiers. Ils les exportent dans Excel, leur font subir toute une série de « mauvais traitements » à la sauce VBA pour publier des documents visuellement satisfaisants, mais dont la qualité et la fiabilité ne peuvent pas être garanties.

En résumé :

        Applications Excel = données fausses + traitements non fiables 

La clef de la solution se trouve dans la première partie de cette équation, données fausses. Il est nécessaire de prendre le problème à la base et de construire un Système d’Information capable de créer des référentiels de données fiables et crédibles.

J’ai longuement abordé ce sujet dans deux billets récents sur les SoR, SoE et SoI, ici et là.

Quand les financiers, les responsables de la gestion de production ou du pilotage RH pourront accéder à des données fiables, auxquelles ils font confiance, ils abandonneront rapidement leurs applications Excel, et avec plaisir !

J’entends souvent les responsables SI se plaindre que les métiers utilisent trop d’applications Excel : ce sont eux qui en portent la responsabilité !

Je vous propose une démarche sectorielle pour faire disparaître, par étapes, les applications Excel : commencer par les données financières, puis attaquer ensuite la gestion de production, les RH ou les applications commerciales.

Pourquoi commencer par la finance ?

• C’est dans ce domaine que les usages d’applications Excel sont le plus fréquents.
• Il existe d’excellentes solutions SaaS, Software as a Service, de gestion performante des données financières capables de créer un référentiel de qualité, partageable par tous les financiers de l’entreprise.

Quand de premiers succès auront été obtenus dans la finance, il sera plus facile d’aborder les autres référentiels de données, commerciales, RH ou de production.

 

Abandonner les applications Excel : tous gagnants

Ce combat, difficile, contre les applications Excel, il est possible de le gagner.

Pourquoi ? Tout le monde peut en sortir gagnant :

• Les financiers et autres développeurs d’applications Excel : quand ils disposeront de données fiables et partageables, ils seront prêts à utiliser d’autres outils, des applications SaaS plus performantes pour mieux faire leur métier.
• Les informaticiens : ils auront la satisfaction de voir que le gros travail qu’ils ont réalisé pour créer ces référentiels de données est apprécié par leurs clients internes. Un nouveau climat de confiance et de collaboration s’établira entre les métiers et les informaticiens.
• Les entreprises, car elles disposeront, plus vite, de données fiables et réduiront les risques graves posés par la situation actuelle.

Attention, danger : je rencontre des entreprises qui cherchent à remplacer les applications Excel par des applications tableurs dans le Cloud. Ce n’est pas la bonne réponse ; cela ne fait que pérenniser de mauvaises pratiques de gestion et crée en plus des frustrations fortes, car les applications VBA ne sont pas transportables facilement dans le Cloud.

Alors, quel avenir pour Excel ?

Excel doit redevenir ce qu’il n’aurait jamais du cesser d’être, un excellent outil « bureautique simple » !

Dans ce contexte nouveau, sans applications Excel, remplacer l’outil bureautique Excel par l’outil bureautique tableur dans le Cloud, devient une excellente idée. On revient dans le monde du raisonnable, les fonctionnalités des tableurs clouds tels que Google tableur sont plus que suffisantes et on profite des avantages des solutions cloud : partage des contenus ou la possibilité de travailler à plusieurs sur une même feuille de calcul… bureautique.

Eliminer les applications Excel en 2018, un beau combat en perspective, mais passionnant : tout le monde en sortira gagnant.