Transformation Numérique pour tous : le courage ou… la trouille

 

Transformation numérique, transformation digitale, ces expressions sont maintenant sur les lèvres de tous les dirigeants et DSI.

Qu’en est-il dans la réalité ? Que se passe-t-il vraiment dans les entreprises ?

Je rencontre des dizaines d’entreprises dans mes missions de conseil et des milliers de personnes dans les séminaires que j’anime chaque année. Ce n’est pas un échantillon important, mais il en priorité constitué d’entreprises qui sont plus innovantes que la moyenne, sinon elles ne me feraient pas intervenir.

J’ai pris la décision d’écrire ce billet “coup de gueule”, car je constate que l’écart entre le discours de modernité et la réalité des actions est immense.

J’avais, moi aussi, le choix entre courage et trouille : courage de l’écrire, et d’être “black listé” par de nombreux DSI, ou trouille de me fâcher avec de nombreux donneurs d’ordres potentiels.

J’ai choisi le courage, mot qui est au cœur de ma démarche, et qui figure dans la “baseline” de mon blog.

 

Avez-vous rencontré des personnes qui sont contre la Transformation Numérique ? Moi, pas !

Le discours sur la Transformation Numérique est omniprésent dans les réunions de dirigeants et de professionnels du numérique.

En 2018, le CIGREF, Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises, a publié un nouveau document sur ce thème, centré sur sa valeur économique.

Cela fait bien longtemps que je n’ai pas rencontré des dirigeants ou des DSI qui ne se présentent pas comme des fans de la Transformation Numérique de leur entreprise, au moins dans leurs discours.

Le livre que j’ai co-écrit avec Dominique Mockly sur le thème “Dirigeants, Acteurs de la Transformation Numérique” a été bien reçu et nous sommes souvent invités par des dirigeants ou des fournisseurs à donner des conférences pour en présenter les thèmes principaux.

Devant un tel enthousiasme, je ne devrais voir autour de moi que des entreprises en pleine Transformation Numérique, prenant à bras le corps cette transformation et permettant à tous leurs collaborateurs d’en profiter. Hélas, hélas, hélas, la réalité est toute autre : les actes ne suivent que rarement les grands et beaux discours d’innovation numérique. Je rencontre tous les jours des entreprises dont les modes de travail n’ont pas changé en profondeur depuis des dizaines d’années.

L’exemple le plus frappant est celui des outils bureautiques, universels, utilisés par une grande majorité de collaborateurs : il illustre remarquablement bien ce décalage entre la parole et l’action. C’est le sujet que je vais utiliser pour illustrer les différences entre une démarche “courage” et une démarche “trouille”.

 

Les outils “bureautiques”, seuls outils universels

Quelles sont les solutions numériques les plus répandues dans toutes les entreprises, utilisées par le plus grand nombre de personnes ? Ce sont les outils bureautiques : messagerie, agenda, traitement de texte, tableur …

Si les dirigeants et responsables du numérique souhaitent vraiment que la Transformation Numérique concerne, rapidement, un maximum de personnes, il n’y a pas de méthode plus efficace que le remplacement des versions démodées, en fin de vie, de ces outils bureautiques, disponibles depuis plus de 25 ans ; ils ont pour noms Microsoft Office, Exchange ou Lotus Notes.

Utiliser Microsoft Office en 2019 ? C’est aussi “moderne” que d’utiliser une machine à écrire en 1990 !

Changer en profondeur les modes de travail de tous les collaborateurs en déployant des solutions de nouvelle génération devrait être la priorité de toutes les entreprises. Ceci permet de toucher :

• Ceux qui ont déjà une bureautique archaïque, ce qui représente environ 50 % de la population des entreprises en France.
• Les 50 %, des opérationnels en priorité, qui n’ont pas accès à ces outils ; on ne pouvait pas les équiper de PC Windows avec Microsoft Office.

 

Conditions “techniques” d’une Transformation Numérique réussie

Les lignes qui suivent sont un rappel des conditions minimales que doivent remplir les solutions numériques choisies pour accompagner une Transformation Numérique.

• Disponibles dans des clouds publics : c’est dans ces environnements que les innovations les plus importantes naissent.
• Solutions SaaS véritables, multitenant : c’est la seule manière de disposer de solutions industrielles et de ne jamais avoir à gérer des mises à jour.
• Accessibles sur tout objet d’accès : les clients internes et externes ont le droit de choisir leurs objets d’accès : PC, Macintosh, smartphones Android ou iOS, tablettes ou Chromebooks.
• Navigateur fenêtre universelle d’accès : une solution numérique non accessible depuis un navigateur n’a plus droit de cité dans une entreprise ; c’est le minimum commun disponible sur tous les objets d’accès.
• Collaboratif natif : toutes les fonctionnalités proposées doivent être prévues pour permettre le partage, nativement. Un document sera partagé par défaut, individuel par exception.
• Une seule version d’un contenu, à tout instant, pour tout le monde : partage et cohérence des informations ne peuvent pas être obtenus autrement.
• Des coûts raisonnables : 10 € par mois est un ordre de grandeur pour une bureautique moderne de base : un smartphone à 200 € et des outils logiciels à 50 € par an permettent de tenir dans ce budget.

En 2000, les entreprises avaient le choix entre deux fournisseurs: IBM avec Lotus et Microsoft avec Exchange.

En 2019, les entreprises ont le choix entre deux fournisseurs : Microsoft avec Office 365 et Google avec G Suite.

Dites-moi quelle solution vous avez choisie ou envisagez de mettre en œuvre, je vous dirai si vous êtes… courageux ou trouillard !

 

Les entreprises courageuses choisissent G Suite

Il y a exactement 12 ans, en février 2007, Google annonçait à Paris, en première mondiale, Google Apps, devenu depuis G Suite.

Je parlais déjà, dans ce billet, des entreprises “prudentes” qui allaient trouver mille raisons pour ne pas faire le saut vers une bureautique Web ; en 2007, on ne parlait pas encore du Cloud. Je ne pensais vraiment pas que les arguments que je présentais à l’époque seraient encore valides 12 ans plus tard !

Depuis cette date des millions d’entreprises ont fait le choix G Suite, y compris les plus grandes.

Valeo, Veolia, Essilor, Airbus, la banque BBVA en Espagne, Teréga, Auchan, Solvay, Decathlon… la liste est longue de ces entreprises courageuses qui ont fait ce choix. Valeo a été la première grande société mondiale, dès 2007, à choisir G Suite ; bravo, Valeo !

G Suite répond à toutes les caractéristiques techniques que j’ai présentées dans le paragraphe précédent. Il n’y a donc aucune raison “objective”, rationnelle, de ne pas faire ce choix.

Un exemple : aucune mise à jour n’a été nécessaire sur les postes de travail depuis le premier jour de déploiement.

 

Les entreprises trouillardes se réfugient dans Office 365

En 2011, 4 ans après l’arrivée de G Suite, Microsoft a lancé sa “solution cloud”, Office 365, comme l’indique leur site lors de l’annonce.

Des entreprises innovantes, courageuses, avaient démontré que basculer ses solutions bureautiques dans un cloud public était possible et ne déclenchait pas de catastrophes majeures. Le terrain était préparé pour que les autres entreprises envisagent de suivre leur exemple.

Bravo, Microsoft, qui a su proposer, à partir de 2011, un outil ancien, ravalé, pseudo-cloud, qui répondait bien aux attentes de non-changement des entreprises traditionnelles au sens de la courbe de Gauss de l’innovation.

Gérer les changements profonds induits par un basculement vers des solutions bureautiques Cloud ? C’était un traumatisme trop fort, des obstacles infranchissables pour les entreprises qui avaient la trouille de toucher aux habitudes de leurs collaborateurs internes.

Office 365, c’est encore en 2019 la parfaite illustration d’une démarche de pseudo-changement.

Je rencontre deux familles d’entreprises qui ont fait le choix Office 365 :

• Les plus lucides, qui reconnaissent qu’elles ont eu peur d’affronter les changements que supposait un basculement sur G Suite.
• Les autres, qui essaient de s’autoconvaincre qu’elles innovent en choisissant une solution de parfaite continuité avec le passé. Quelle tristesse devant ce refus d’affronter la réalité !

La seule, la véritable raison pour laquelle les entreprises trouillardes choisissent encore Office 365 en 2019, c’est que cette solution... n’induit aucun changement dans les usages de leurs collaborateurs. Ils peuvent garder leurs clients lourds, des PC avec Office et Outlook et continuer avec leurs modes archaïques de travail et des documents distribués sur des milliers de postes de travail Windows

Démontrer qu’Office 365 n’est pas une solution techniquement valable est très, trop facile :

• Il est nécessaire de disposer d’un client lourd. Comment utiliser Office 365 depuis un Macintosh, un iPhone ou des smartphones Android ? Très simple, il suffit… d’installer les applications spécialisées pour ces postes de travail, qui ne sont pas totalement compatibles entre elles. Vous souhaitez utiliser un Chromebook ? Désolé, ce n’est pas possible.
• On retrouve toutes les joies immenses des mises à jour périodiques, comme le montre ce message reçu par un client Office 365.
• Vous souhaitez partager un document ? Pas de problèmes, vous pouvez le mettre dans SharePoint Online ; ce n’est pas obligatoire et la gestion des partages est complexe.
• ...

Il y a un argument massue utilisé par ces entreprises quand je les challenge sur leurs choix : on “pourrait” travailler en mode Web… Petit problème : personne parmi les grandes entreprises ne le fait ! J’ai pendant 3 ans collaboré avec une société américaine de plusieurs milliers de collaborateurs qui avait déployé Office 365 et j’avais une adresse mail chez eux ; j’étais le seul, je dis bien le seul, à utiliser la version navigateur de cet outil.

 

Les alibis les plus cités pour justifier le choix de la solution trouille

Une fois que la décision de non-changement est prise, de déployer Office 365 et que G Suite est soit non considéré soit éliminé, il faut bien sûr trouver des arguments pour essayer de s’autoconvaincre que c’est une bonne décision.

La liste qui suit n’est pas exhaustive, mais on y trouve les “best sellers”.

Pauvreté fonctionnelle

G Suite est une solution intéressante, mais elle ne répond pas aux attentes de nos utilisateurs qui ont des besoins professionnels non couverts.

C’était vrai en 2007, ce ne l’est plus en 2019.

Le cas le plus emblématique est celui d’Excel : mes contrôleurs de gestion ne peuvent pas se passer d’Excel. C’est faux pour plus de 90% des utilisateurs bureautiques d’Excel, comme le montre ce tableau comparatif : Google Tableur propose 425 fonctions, Excel 471.

Question : combien de vos collaborateurs utilisent 200 fonctions d’Excel ou plus ?

Il faut surtout séparer Excel Bureautique et Excel outil applicatif, comme je l’ai longuement expliqué dans un billet récent qui préconise d’éliminer les applications Excel.

Il existe aujourd’hui de remarquables outils, clouds natifs, qui permettent de construire des applications Web légères, partagées, beaucoup plus ergonomiques et plus fiables que les applications construites avec Excel. Je pronostique qu’un nouveau leader va apparaître dans ce domaine. Son nom : Airtable.

Si quelques personnes dans votre entreprise, ont, objectivement, encore besoin d’un outil bureautique très puissant et que les solutions de G Suite ne répondent pas à leurs attentes, rien n’interdit, avec un peu de pragmatisme, de leur donner accès à G Suite pour tous leurs usages “normaux” et de leur laisser, en plus, leurs versions existantes d’Excel ou “PauvrePoint”.

Espionnage des contenus par Google et la NSA

Cet argument n’est pas spécifique aux outils bureautiques cloud. Je ne vois objectivement pas de différences entre le cloud public Azure de Microsoft et celui de Google pour G Suite sur ce sujet. Les deux proposent des niveaux de sécurité supérieurs à ceux que peuvent fournir les centres de calcul privés des entreprises dans plus de 99,999 % des cas.

Rappel : il est aussi possible, pour les entreprises qui sont “ceinture et bretelle”, de chiffrer les données dans ces deux clouds avec une clef de chiffrement qui est propriété de l’entreprise et à laquelle ni Google ni Microsoft n’ont accès.

Usages non connectés, off-line

Comment travailler quand on n’a pas accès à un réseau ? C’est supposé être l’argument majeur contre G Suite.

Il y a plusieurs réponses “rationnelles” :

• En 2019, la probabilité de ne pas avoir accès à un réseau 3G, 4G ou Wi-Fi est de plus en plus faible. Chez soi, au bureau, à l’hôtel, dans le train… ces réseaux sont omniprésents.
• Le mode de fonctionnement “off-line” existe pour G Suite. J’ai écrit une partie de ce billet dans un avion Air France qui n’a pas encore de Wi-Fi. C’est un mode dégradé, oui, mais suffisant pour continuer à travailler dans la grande majorité des cas. Les modifications que j’apporte à mon texte sont synchronisées avec le cloud dès que je dispose à nouveau d’un réseau à l’arrivée.

En même temps qu’elles utilisent cet argument fallacieux, les entreprises réfléchissent au droit à la… déconnection de leurs collaborateurs. On ne se posait pas cette question en 2007 !

Si on se la pose aujourd’hui, c’est qu’effectivement on peut être connecté en permanence.

Dialogue avec l’extérieur

Mes clients, mes fournisseurs utilisent tous Microsoft Office et je dois pouvoir partager des documents avec eux.

Dans ce cas aussi, il existe d’excellentes réponses pratiques :

• Echanger des documents au format standard PDF est souvent plus efficace et plus sûr, surtout quand on ne souhaite pas les modifier.
• Il est possible, dans G Suite, d’importer des documents aux formats propriétaires de Microsoft (xls, ppt…), de les garder dans ces formats et de les modifier. On perd par contre la possibilité de travailler en mode collaboratif.
• Pour les documents créés par l’entreprise dans G Suite, on peut à tout moment les exporter dans les formats propriétaires de Microsoft.

N’oublions pas que la dématérialisation des échanges se généralise et que les formats propriétaires Microsoft n’y ont pas leur place. Personne ne pleurera leur disparition, en espérant qu’elle soit la plus rapide possible.

Si on veut noyer son chien… tout le monde connait ce proverbe. La rationalité dans les décisions a ses limites, et ne peut pas lutter contre la trouille des entreprises, leur incapacité à gérer des changements pourtant indispensables et bénéfiques pour tous, entreprises et collaborateurs.

 

Synthèse

Un grand nombre de DSI et de dirigeants “bien pensants” vont lire ce texte en se disant que j’écris des âneries, que je suis payé par Google et ne comprend rien à la vraie vie des entreprises sérieuses.

Je suis profondément inquiet quand je constate que le sentiment de trouille l’emporte face à la rationalité et que de trop nombreuses entreprises refusent de préparer leurs collaborateurs à une Transformation Numérique indispensable et urgente.

Votre entreprise est dans l’une de ces trois situations :

• Vous avez déployé G Suite : bravo pour votre courage, vous êtes prêts pour aller plus loin, plus vite dans votre Transformation Numérique.
• Vous êtes encore sur des solutions archaïques et vous posez la question de la migration : choisissez votre camp, celui du courage ou celui de la trouille.
• Vous utilisez Office 365 : ayez le courage de remettre en cause ce choix dicté par la trouille, repartez dans la bonne direction…

Vous savez ce qu’il vous reste à faire : aurez-vous… le courage de passer à l’action, immédiatement ?

MAJ du 25 février 2019

Les difficultés techniques de mise en œuvre d'une solution cloud bureautique n'existent pas ; seules les dimensions humaines et organisationnelles peuvent ralentir une Transformation Numérique dans ce domaine.

Comment imaginer une seconde qu'une entreprise qui n'est pas capable de réussir en bureautique pourra le faire dans les autres domaines du numérique, applicatifs en particulier, où les défis techniques sont beaucoup plus grands.