Transformation Numérique : l’après COVID-19, mode d’emploi pour 2020

 

(Long billet : l’importance du sujet l’impose et vous avez probablement un peu plus de temps que d’habitude pour le lire et... mettre en pratique les recommandations qu’il contient.)

Depuis quelques semaines, dans le monde entier, le Coronavirus COVID-19 a obligé toutes les organisations, privées ou publiques, petites, moyennes ou grandes à apprendre à travailler autrement, très vite et sans préavis.

A la fin de l’année 2018, j’avais publié avec Dominique Mockly, PDG de Teréga, le livre :

Dirigeants, Acteurs de la Transformation Numérique

Ce livre, écrit avec Google Docs et publié sur Amazon pour s’appuyer sur les outils modernes du Cloud Computing, ne faisait pas référence au COVID-19. Il a aidé des organisations innovantes qui avaient bien avancé dans leur Transformation Numérique à s’adapter rapidement aux nouveaux modes de travail rendu indispensables par les règles de confinement.

Mise à jour du 17 avril 2020 : ce livre est maintenant disponible en format numérique, Kindle.

A l’inverse, dans une majorité d’entreprises, cette pandémie COVID-19 a mis en évidence des défaillances de leur Système d’Information et la possibilité pour leurs collaborateurs de travailler efficacement, loin de leurs bureaux traditionnels.

Ce billet aborde les thèmes suivants :

• Principaux dysfonctionnements mis en évidence.
• Comment une Transformation Numérique réussie a permis de mieux résister.
• Comment se préparer pour redémarrer, autrement.
• Pourquoi, demain, on doit, on peut concilier Transformation Numérique et Frugalité Numérique.
• Quelles sont les décisions prioritaires à prendre avant la fin de l’année 2020.

(Pour éviter de répéter ce que j’ai souvent écrit dans ce blog, je vais référencer de nombreux billets déjà publiés.)

 

Dysfonctionnements d’un Système d’Information mis en évidence par le COVID-19

Les strictes mesures de confinement annoncées en mars 2020 dans de nombreux pays, et exécutoires en quelques heures, ont obligé les entreprises, leurs collaborateurs et leurs partenaires à bouleverser leurs modes de travail et d’organisation. Fin mars 2020, la moitié de la population mondiale était confinée à son domicile.

Tous les défauts des informatiques archaïques, que je dénonce depuis plus de dix ans, ont immédiatement resurgi. Pour ne pas accabler ces entreprises qui font l’autruche, je ne citerai que les plus évidents.

Centres de calcul privés (appelés à tort clouds privés) sous-dimensionnés

Le confinement est annoncé en France le 17 mars. Immédiatement, les sites des grands acteurs du commerce comme Monoprix ou Leclerc… ne répondent plus ! Surprise ? Non !

Est-ce que vous pensez que la demande n’a pas augmenté au moins autant sur le site d’Amazon ? Avez-vous entendu parler d’une panne sur le site marchand Amazon ? Non !

Même les hébergeurs ne sont pas à l’abri de ces pannes : OVH en a fait la démonstration le 30 mars 2020. Il faudra bien qu'un jour les hébergeurs et leurs clients finissent par comprendre que leur métier n’a strictement rien à voir avec celui des fournisseurs industriels de Clouds Publics comme AWS, Azure ou GCP.

Croire encore en 2020 que la sécurité des accès se fait par des VPN (Virtual Private Networks)

Les défenseurs de VPN me font penser à… “la belle au bois dormant”. Ils se sont endormis en l’an 2000 et ont été réveillés sans ménagement en 2020 par des milliers d'utilisateurs désespérés qui essayaient vainement de travailler, confinés dans leur domicile.

En 2017, j’avais écrit un billet expliquant pourquoi le principe de la sécurité “périmétrique” était un mythe périmé et dangereux. Je ne suis pas le seul à le penser, heureusement.

Encore trop de collaborateurs équipés de PC fixes

Dans le grand public, si l’on met de côté les “gamers”, les ventes de PC fixes ont disparu. Ce n’est hélas pas encore le cas dans toutes les entreprises. PC mobiles et Chromebooks sont les seuls objets d’accès professionnels qui permettent de travailler en tout lieu, à toute heure.

Ces déficiences techniques sont graves, mais ce n’est rien par rapport aux visions dépassées de dirigeants et à l’absence de préparation des salariés aux nouveaux modes de travail qu’il est nécessaire de maîtriser pour être efficace en mode “confinement”.

C’est le cas en France, comme le montre cet article de la revue Capital.

Ce n’est pas mieux aux USA ! Le CEO de Charter, grande entreprise du secteur des télécoms, ose écrire aux salariés que : “travailler au bureau est plus efficace pour tous, y compris ceux qui pourraient télétravailler”.

La paranoïa des dirigeants qui ont peur de perdre le contrôle sur les activités des salariés qu’ils ne “voient pas” peut prendre des formes extrêmes : une entreprise annonce que tout ce que font leurs salariés sur leur PC est enregistré : sites Web visités, une copie d’écran toutes les dix minutes...

On en a eu aussi un exemple éclatant dans le monde de l’éducation nationale, quand plus de 15 millions d’apprenants ont dû basculer en mode enseignement à distance en 48 heures. Je ne mets pas en cause le dévouement et les efforts de l’immense majorité des enseignants, mais l’absence d’innovation dans les outils numériques déployés dans les écoles, lycées et universités.

J’avais abordé, il y a juste un an, ce sujet majeur dans un billet.

Dès 2014, j’avais identifié les 10 “ex bonnes pratiques” qu’il fallait abandonner et les dix NBP, Nouvelles Bonnes Pratiques, à adopter pour la période 2014-2021.

Hélas, en 2020, ces “ex bonnes pratiques” sont encore trop incrustées dans les entreprises qui n’ont pas pris le chemin de leur Transformation Numérique.

Je terminais ce billet en donnant rendez-vous en 2021 pour établir les NBP pour la décennie qui commence en 2021. A mon grand désespoir, je suis encore, en 2020, obligé de me battre pour que les NBP de 2014 soient mises en œuvre.

Dur, dur, de changer les organisations et leur SI !

J’avais aussi écrit en 2017 un autre billet qui identifiait sept signaux forts d’innovation ; ils sont plus que jamais d’actualité.

Il y a, heureusement, des entreprises qui ont pu s’adapter immédiatement aux défis posés par le confinement COVID-19.

 

Transformation Numérique réussie : meilleure résistance aux crises telles que COVID-19

Depuis plus de dix ans, dans ce blog, par mes actions de sensibilisation et missions de conseil, je pousse les organisations à réinventer leurs usages et leurs infrastructures informatiques et numériques.

Beaucoup reste à faire : en reprenant la courbe de Gauss de l’innovation que j’ai souvent utilisée, j’estime que la France est encore entre la zone “innovateurs” et “majorité initiale”.

Moins de 20 % des entreprises françaises ont basculé dans un monde “numérique prioritaire”, “Digital First” en anglais.

Il faut énormément de courage de la part des dirigeants et des équipes de professionnels du numérique pour aller au-delà des mots et passer à l’action ; je l’ai expliqué en détail dans ce billet au titre clair : Transformation Numérique, le courage ou la trouille.

J’ai pu échanger ces derniers jours avec les rares entreprises que je connais et qui ont entrepris depuis plusieurs années une Transformation Numérique majeure. Cela fait chaud au cœur quand un dirigeant félicite publiquement son DSI après une conférence vidéo qui a réuni plusieurs centaines de personnes et qui a fonctionné sans hiatus, car les collaborateurs étaient bien équipés et… bien préparés.

Techniquement, il n’y a rien de magique : on connaît très bien les outils et solutions à mettre en œuvre pour qu’une entreprise soit prête à affronter une crise comme celle du COVID-19.

J’ai publié en 2017 plusieurs billets qui identifiaient les technologies clés des prochaines années ; les échanges “vidéos” en faisaient bien sûr partie.

La liste qui suit n’est pas exhaustive, mais va à l’essentiel.

Basculement des infrastructures sur des Clouds publics industriels

Ceci permet de répondre aux évolutions imprévisibles de la demande des entreprises :

● Variabilité de la charge.

● Résilience.

● Fiabilité.

Même les géants du Cloud n’ont pas toujours la puissance disponible pour faire face à de fortes augmentations des usages, comme ce fut le cas pour Microsoft 365.

Bravo quand même, Microsoft, qui a su faire face, sans trop réduire les services proposés, à une augmentation de sa charge très importante, proche de 800 %. Combien d’entreprises gérant elles-mêmes leurs infrastructures en auraient été capables ?

Généralisation des accès aux applications par navigateur

Ceci permet à tout collaborateur, quel que soit son objet d’accès, PC Windows, Mac, smartphones, tablettes ou Chromebook, d’accéder à l’ensemble des applications de son entreprise, où qu’il soit. Les avantages des Chromebooks sont encore plus évidents dans ces périodes de crise ; j’en ai longuement parlé dans ce billet.

Ce Tweet donne une liste de produits en rupture de stock aux USA : les Chromebooks en font partie, mais, hélas, après les armes à feu !

Des usages SaaS, Software as a Service, pour toutes les fonctions support

G Suite de Google n’a connu aucune panne significative au niveau mondial depuis le début de la crise.

Des dizaines d’autres fournisseurs de solutions SaaS, tels que Workday, Coupa ou Talentsoft, ont encaissé de fortes croissances de la demande tout en garantissant un haut niveau de service.

La nouvelle vedette du logiciel, Zoom, qui permet des vidéoconférences de haute qualité avec une facilité d’usage exceptionnelle a connu une forte croissance du nombre d’entreprises qui l’ont déployé, comme le montre ce graphique. N’oublions pas que Zoom existe depuis… plus de dix ans, et avait déjà démontré la qualité de ses services.

Autre chiffre éloquent : le nombre de nouveaux utilisateurs pendant les 3 premiers mois de 2020 est supérieur à ceux de toute l’année 2019 !

Ceci ne doit pas occulter les sérieuses zones d’ombre de Zoom, en particulier sur la sécurité et la confidentialité des échanges. Des alternatives protégeant mieux la confidentialité des données existent : parmi les meilleures, Whereby, société norvégienne et 100% compatible avec le standard WebRTC, ce qui évite toute installation sur les postes de travail.

Sécurité, confiance, confidentialité des données

Cela fait longtemps que de remarquables outils existent, qui permettent aux collaborateurs des entreprises qui ont basculé sur les clouds publics de travailler en toute confiance ; je vous renvoie à ce long billet sur ce thème.

Quelques exemples :

● Pour accéder de chez soi aux applications de l’entreprise sans souffrir les lenteurs d’un VPN, la solution Zscaler est une excellente réponse. Une entreprise de plus de 70 000 collaborateurs a remplacé au mois de mars 2020 ses VPN catastrophiques par Zscaler.

● Les solutions de SSO, Single Sign On, qui permettent de sélectionner les applications auxquelles on peut accéder à distance en toute sécurité.

En partageant avec tous ses clients ses connaissances, Zscaler protège efficacement, immédiatement, contre les attaques “innovantes” des hackers qui utilisent les craintes liées au COVID-19.

C’est parce qu’elles avaient pris en compte les dimensions humaines, culturelles et organisationnelles, en accompagnant tous les collaborateurs dans ce voyage passionnant qu’est une Transformation Numérique que des entreprises ont pu, immédiatement, basculer dans des modes de travail distribué.

Pour les autres, il est urgent de… s’y préparer, sérieusement.

 

Se préparer, pendant les semaines qui viennent

Ce Tweet résume remarquablement bien la situation : Le COVID-19 sera le catalyseur principal des nombreuses Transformations Numériques qui vont démarrer pendant la deuxième moitié de l’année 2020.

L’activité économique va rester faible pour la majorité des entreprises en avril et mai 2020.

Dirigeants et responsables informatiques des entreprises qui n’ont pas encore sérieusement “numérisé” votre entreprise, je vous propose de profiter de ces deux mois pour vous mettre en ordre de bataille avant de passer à l’action.

Information et sensibilisation

Commandez immédiatement (dès qu’Amazon livrera) un exemplaire de “Dirigeants, Acteurs de la Transformation Numérique” pour chacun de vos dirigeants, pour chaque collaborateur de votre DSI et demandez-leur de le lire avant la fin du mois de mai 2020.

Ils auront acquis les bases essentielles pour préparer les étapes suivantes.

En mai ou juin, si vous pouvez organiser un séminaire, en ligne ou en présentiel, d’une journée pour, ensemble, échanger sur ces thèmes, ce sera très utile.

Travail distribué, WFH en anglais (Working From Home)

Il ne suffit pas de donner un PC portable à un collaborateur, un accès internet aux applications de l’entreprise pour que, par un coup de baguette magique, il s’adapte immédiatement à ces nouveaux modes de travail.

Lisez, faites lire les trois livres publiés par les fondateurs de Basecamp, une remarquable solution SaaS de gestion d’activités. Ils ont été, depuis le premier jour, les pionniers du travail à distance.

● Rework, publié en 2010, il y a dix ans, déjà !

● Remote, publié en 2013.

● It doesn't have to be crazy at work, publié en 2018.

Ces trois livres sont courts, remarquablement écrits, faciles à lire, pragmatiques et remplis d’excellents conseils que l’on peut mettre en pratique immédiatement.

Des dizaines de personnes se sont proclamées expertes en télétravail ces dernières semaines. Rien ne remplacera jamais les dix ans d’expérience de Basecamp dans ces domaines.

Ces trois livres sont redevenus des “best-sellers” depuis quelques semaines, quelle surprise !

Pour compléter ces ouvrages, les règles de communications professionnelles efficaces utilisées en interne par Basecamp sont aussi une lecture indispensable.

Créez, dès que les activités de votre organisation auront repris un rythme presque normal, un groupe de combat qui aura deux missions :

● Mettre en pratique, avant la fin de l’année 2020, de premiers éléments d’une Transformation Numérique. Ce point est détaillé dans la suite du billet.

● Définir, avant la fin de l’année 2020, la nouvelle stratégie numérique qui sera déployée à partir de 2021.

 

COVID-19, Transformation Numérique et… Frugalité Numérique

La Frugalité Numérique a pour objectif de prendre en compte les dimensions énergétiques et climatiques de toute action dans le domaine du numérique. C’est un sujet que j’ai abordé dans plusieurs billets en ce début d’année 2020.

Excellente nouvelle : j’ai démontré que les meilleures décisions concernant une Transformation Numérique réussie sont aussi… les meilleures décisions en matière de Frugalité Numérique.

Je prendrai juste un chiffre extrait de l’un de mes billets sur le sujet :

Fermer ses centres de calcul privés et basculer sur des clouds publics divise au minimum par 6 la consommation d’énergie électrique nécessaire pour exécuter toutes les applications de l’entreprise.

Je vous propose donc de faire… d’une pierre deux coups.

Votre entreprise peut, en démarrant dans la deuxième moitié de l’année 2020, se fixer deux objectifs simultanés :

● Accélérer sa Transformation Numérique.

● Lancer de premières actions pour améliorer sa Frugalité Numérique.

En regroupant ces deux objectifs, ils seront plus faciles à atteindre que de manière séparée. Vous pourrez plus facilement motiver tous vos collaborateurs en mettant en évidence les bénéfices de cette double transformation, pour eux, leur entreprise et la planète.

 

Un avant, un après COVID-19, pour votre Transformation Numérique

En juin 2020, après 3 mois de confinement qui auront impacté les modes de fonctionnement de 100% des organisations, la vie économique va redémarrer, lentement.

Devant l’immensité des tâches qui attendent les entreprises après plusieurs mois d’activités réduites, face à des marchés dont on ne sait pas comment ils vont réagir, la tentation sera forte de revenir au statu quo.

Il y a deux démarches possibles, remarquablement résumées par ce double dessin :

1. Ce n’est pas le moment, c’est impossible.

2. Transformer ce défi en opportunité : rien n’est impossible.

Mon pronostic est clair : le monde « post COVID-19 » ne sera plus le même qu’avant la pandémie :

● Le grand public ne l’acceptera plus.

● Les collaborateurs auront de nouvelles exigences.

● Les états changeront leurs stratégies en matière d’approvisionnement, de relocalisation d’activités…

● Les clients grand public et professionnels  des entreprises seront plus exigeants et basculeront dans un monde “numérique prioritaire”.

Les entreprises n’auront pas le choix : une Transformation Numérique forte et rapide deviendra indispensable. Au lieu de subir cette mutation, dirigeants et responsables informatiques peuvent prendre les devants et transformer ce défi en opportunité.

Que c’est-il passé entre février et fin mars 2020 ?

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû apprendre à travailler en réduisant fortement leurs modes de fonctionnement habituels :

● Disparition des réunions physiques.

● Des bureaux centraux vidés de la majorité de leurs collaborateurs.

● Sans aucune possibilité de se déplacer sur de longues distances, en avion, en train ou en voiture.

● En ne participant plus aux grands salons professionnels de leur secteur d’activité.

● Sans organiser ou participer à des formations en présentiel.

● En ne rencontrant plus physiquement leurs prospects pour présenter leurs offres.

● ….

Ce sont les activités en bleu sur le graphique ci-dessous. Le niveau de réduction de chacune de ces activités est différent : il est passé d’une base 100 en février 2020 à un taux réduit A1, probablement compris entre - 50% et - 100%.

Du jour au lendemain, les entreprises ont été obligées de pousser de nouveaux usages :

● Un nombre beaucoup plus élevé de salariés qui travaillent depuis chez eux.

● Une explosion du nombre d’audio et vidéo conférences.

● Travailler à plusieurs sur un même document.

● Organiser des formations “on line”. (C’est ce que m’a demandé de faire le Mastère Système d’Information de Grenoble Ecole de Management où j’interviens, pour un cours de deux journées.)

● Créer des Webinaires pour présenter leurs solutions à des prospects.

● ...

Ce sont les activités en rouge sur le graphique ci-dessus. Le niveau de croissance de chacune de ces activités est différent : il est passé d’une base 100 en février 2020 à un taux plus élevé N1, probablement compris entre + 50% et + 2 000%.

 

Transformation Numérique : actions concrètes prioritaires en 2020

Je vous propose de partir du schéma des activités qui ont baissé et monté entre février et avril 2020.

Pour chacune de ces activités, vous pouvez :

● Mesurer les niveaux de départ, base 100 à fin février 2020.

● Mesurer quel est le niveau, A1 ou N1, atteint par chaque activité, à fin mars ou fin avril.

Profitez des semaines qui viennent pour déterminer, en concertation entre toutes les parties prenantes, collaborateurs, informaticiens et dirigeants, les nouveaux niveaux, A2 ou N2, que vous souhaitez atteindre à la fin de l’année 2020 pour chacune des activités.

Fin mars 2020, le cabinet d’études 451 Research a publié les résultats d’une enquête auprès de dirigeants. J’en ai extrait le tableau suivant, qui montre quels sont les impacts permanents probables du COVID-19 sur les modes de travail. Il peut vous aider à formuler vos propres hypothèses.

La démarche la plus mauvaise serait le “laissez faire” et d’attendre pour voir quel sera le nouveau point d’équilibre atteint quand l’entreprise aura retrouvé un niveau d’activité proche de la normale.

BAU, Business As Usual, n’est plus une option. Les entreprises doivent “profiter” des ruptures créées par le COVID-19 pour reprendre la main et faire des choix forts sur les nouveaux modes de travail, les nouveaux outils numériques qu’elles souhaitent mettre en œuvre avant la fin de l’année 2020.

C’est ce que j’ai appelé les “Objectifs Management” sur le schéma présenté plus haut.

J’ai construit ce tableau pour vous aider dans votre réflexion ; les chiffres qu’il contient sont donnés à titre d’exemple et ne sont pas des recommandations.

Chaque entreprise doit sélectionner les activités qu’elle a identifiées comme pertinentes et :

● Mesurer les valeurs en janvier 2020.

● Mesurer les valeurs en avril 2020.

● Déterminer des objectifs pour décembre 2020.

Une Transformation Numérique complète demande de repenser l’ensemble des usages numériques de l’entreprise ; elle demande plusieurs années d’efforts intenses.

L’urgence, la priorité d’ici la fin de l’année 2020 est de se concentrer sur les usages et les outils universels liés aux activités communes à la grande majorité des collaborateurs.

Cette priorité peut se résumer en une phrase simple :

Travailler, collaborer, partager et communiquer... autrement

 

Synthèse : optimisme et action

Il y aura un avant et un après COVID-19, et ils seront différents, dans toutes les entreprises.

Pour préparer un “après” qui est “meilleur” pour les entreprises, leurs collaborateurs, sans oublier la planète, accélérer Transformation Numérique et Frugalité Numérique seront indispensables dès la deuxième moitié de l’année 2020.

Les outils numériques pour le faire sont tous opérationnels, fiables, économiques, prêts à être déployés immédiatement.

Vos prochaines étapes :

● Utiliser les deux mois qui viennent pour établir un plan d’action pour 2020.

● Le mettre en œuvre, dès le milieu de l’année.

Bon courage ! Faire d’un gigantesque défi mondial une opportunité, c’est encore possible !