Coûts des solutions numériques universelles : cols blancs et équipes terrain
29/03/2022
Cela fait deux ans que je parle dans ce blog des deux grandes populations clientes du Système d’Information des entreprises, les cols blancs et les équipes terrain, les FLW, Front Line Workers en Anglais.
Les outils universels cols blancs, bureautiques, sont massivement déployés depuis les années 1990. Les entreprises investissent “naturellement” pour ces cols blancs sans se poser la question de la rentabilité de cet investissement, jugé indispensable pour que les cols blancs puissent travailler.
À l’inverse, chaque fois que je propose à une entreprise d’équiper les équipes terrain d’outils numériques universels, j’ai droit à la question : quelle est la rentabilité de ce projet?
Je vous propose dans ce billet de comparer les coûts de mise à disposition d’outils numériques universels pour les cols blancs et pour les équipes terrain.
Un résumé de l’histoire informatique des entreprises
Comment résumer l’évolution de l’informatique professionnelle depuis ses premiers pas?
J'ai l’ambition de faire en quelques lignes et deux schémas!
Sur ce premier schéma, je vous propose une matrice à quatre cases:
● Usages structurés et usages universels.
● Cols blancs et équipes terrain.
La première segmentation est liée à la nature des applications:
● Les usages structurés correspondent à des processus complexes, qui suivent des règles strictes, telles que la comptabilité, la paye ou la facturation. L’automatisation de ces processus structurés a été la priorité des entreprises, et c’est logique.
● Les usages universels, peu structurés, correspondent à des applications dont tout le monde a besoin. Pour les cols blancs, il s’agit d’outils bureautiques pour écrire, calculer, envoyer un courriel, gérer son agenda…
La seconde dimension correspond au profil des personnes:
● Cols blancs.
● Équipes terrain.
J’ai analysé les différences entre ces deux populations dans plusieurs billets de ce blog:
● Après les cols blancs, priorité aux FLW, Front Line Workers.
● Après un ordinateur pour chaque col blanc, un smartphone pour chaque FLW.
Le deuxième schéma présente le calendrier des grandes dates de l’informatique dans ces deux dimensions, usages et population.
Ce schéma met en évidence quelques idées fortes:
● L’équipement des cols blancs a précédé celui des équipes terrain.
● Les solutions structurées ont été déployées avant les outils universels.
● C’est la naissance de nouvelles générations d’objets d’accès qui accélère ces évolutions.
Il y a quatre dates clés:
● 1960: arrivée des premiers ordinateurs universels comme l’IBM 360 et des terminaux à écran 3270 IBM. Ils sont utilisés en priorité pour des applications structurées de gestion.
● 1990: démocratisation des premiers PC et arrivée simultanée des outils bureautiques tels que le traitement de texte ou le tableur. Microsoft réalise un hold-up sur ce marché avec Windows et Office.
● 2010: les premiers smartphones font leur apparition dans le monde professionnel et des entreprises innovantes commencent à équiper les équipes terrain avec des applications structurées. L’annonce en 2007 par Steve Jobs du premier iPhone restera une date majeure dans l’histoire du numérique mondial.
● 2020: démocratisation des smartphones dans le monde entier et émergence des premières applications universelles, frontiques, pour les équipes terrain.
L’accélération exponentielle de ces évolutions est confirmée par la réduction des écarts entre ces dates:
● 30 ans entre 1960 et 1990.
● 20 ans entre 1990 et 2010.
● 10 ans entre 2010 et 2020.
Cols blancs : coûts bureautiques
Remarque préalable: tous les calculs qui sont faits dans ce paragraphe et le suivant s’appuient sur des hypothèses moyennes raisonnables. Chaque entreprise pourra utiliser ses propres chiffres pour calculer ses coûts en utilisant le même modèle de calcul.
Pour simplifier les calculs et avoir des chiffres qui sont les plus pertinents possibles pour un maximum d’entreprise, j’ai fait les hypothèses suivantes:
● Tous les cols blancs disposent d’un PC et d’un smartphone.
● La durée de vie d’un PC est de 5 ans et celle d’un smartphone de 3 ans.
● Tous les cols blancs utilisent une solution bureautique cloud, Office 365 de Microsoft ou Google Workspace.
● Les calculs sont faits dans deux situations, hypothèse de base et hypothèse haute.
● Je ne tiens compte que des coûts directs. Les coûts indirects, tels que formation ou support, ne sont pas chiffrés.
● Les coûts réseaux, très variables d’une entreprise à l’autre, d’un pays à l’autre, ne sont pas pris en compte.
Résultat : la mise à disposition de solutions bureautiques pour les cols blancs représente un coût direct mensuel compris entre 61 € et 115 € par personne.
Équipes terrain : coûts frontiques
Pour les équipes terrain, les hypothèses sont les suivantes:
● Les collaborateurs des équipes terrain sont équipés d’un smartphone.
● La durée de vie d’un smartphone de 4 ans. Le fait que la majorité de ces smartphones soient des modèles “durcis” permet de les garder plus longtemps.
● Pour garantir la sécurité et faciliter leur gestion, tous les smartphones sont équipés d'un logiciel EMM, Enterprise Mobile Management.
● Les collaborateurs des équipes terrain utilisent une solution frontique cloud. J’ai pris comme exemple WizyVision.
● Les calculs sont faits dans deux situations, hypothèse de base et hypothèse haute.
● Je ne tiens compte que des coûts directs. Les coûts indirects, tels que formation ou support, ne sont pas chiffrés.
● Les coûts réseaux, très variables d’une entreprise à l’autre, d’un pays à l’autre, ne sont pas pris en compte.
Résultat : la mise à disposition de solutions frontiques pour les équipes terrain représente un coût direct mensuel compris entre 12 € et 39 € par personne.
Comparaison des coûts bureautiques et frontiques
Ce petit tableau de synthèse regroupant les chiffres clés des calculs faits pour les solutions bureautiques cols blancs et les solutions frontiques pour équipes terrain donne un résultat intéressant:
L’équipement bureautique des cols blancs coûte entre 3 et 5 fois
plus cher que l’équipement frontique d’une équipe terrain.
Cet écart est le plus grand quand on fait le choix des solutions de base, ce qui correspond à la situation la plus fréquente dans les entreprises.
Le paradoxe soulevé au début de ce texte devient encore plus surprenant:
● Les entreprises équipent sans justifications économiques tous les cols blancs de solutions numériques.
● Les mêmes entreprises exigent des justifications économiques pour équiper de solutions numériques les équipes terrain alors que les montants en jeu sont entre 3 et 5 fois plus faibles!
Equipement numérique des équipes terrain : principaux scénarios
Vous avez décidé d’équiper vos équipes terrain de solutions frontiques : quels sont les budgets à prévoir?
Pour faire les calculs, j’ai pris pour les coûts la moyenne entre l’hypothèse de base et l’hypothèse haut de gamme.
Dans ce tableau, je propose trois hypothèses sur la situation initiale:
● H1 : les équipes terrain sont déjà équipées d’un smartphone et d’applications structurées. Dans ce cas, le coût additionnel est uniquement celui de l’application frontique.
● H2 : les équipes terrain ne sont pas équipées de smartphones et chaque collaborateur reçoit un smartphone individuel. Le coût par personne est celui de la solution complète, smartphone et application frontique.
● H3 : les équipes terrain ne sont pas équipées de smartphones et les smartphones seront partagés entre plusieurs personnes. Ce sera le cas dans des entreprises où les horaires de travail exigent que plusieurs personnes occupent successivement les mêmes postes. Le coût par personne est celui de la solution complète, divisé par le nombre de collaborateurs qui partagent le smartphone. L’hypothèse choisie est d’un smartphone partagé en moyenne par trois personnes.
Selon le scénario retenu, le coût par personne pour équiper de solutions frontiques les équipes terrain est compris entre 8 € et 25 € par mois.
Chaque entreprise peut maintenant calculer facilement le bénéfice minimum qu’elle doit obtenir pour justifier cet investissement. Le paramètre souvent utilisé pour ce calcul sera le temps gagné par les collaborateurs des équipes terrain.
Résumé
Faire tomber l’alibi financier comme excuse pour ne pas déployer des solutions frontiques auprès des équipes terrain, c’est l’objectif de cette analyse.
Trouver une rentabilité rapide aux solutions frontiques, c’est presque le plus facile!
Il reste des barrières plus difficiles à faire tomber avant que l’équipement des équipes terrain avec des solutions universelles, frontiques, ne devienne aussi “naturel” que l’équipement des cols blancs avec des outils bureautiques.
Ce sera le thème d’un prochain billet.