Frugalité Numérique : objets d’accès. (Troisième partie)

 

Ce troisième billet sur le thème de la Frugalité Numérique traite des objets d’accès, PC, smartphones, tablettes ou chromebooks utilisés par les collaborateurs d’une entreprise pour accéder à leurs usages numériques.

Premier billet : présentation générale de la thématique Frugalité Numérique.

Deuxième billet : les centres de calcul.

Dans le tableau de répartition des responsabilités entre les six domaines d’actions et les différents acteurs présenté à la fin du premier billet, j’ai indiqué que les deux populations clefs pour les objets d’accès étaient les collaborateurs et la DSI. L’objet d’accès est en effet le seul composant d’infrastructure qu’un collaborateur “touche” ; réseaux sans fil et serveurs sont des composants virtuels pour lui. Ces deux populations seront au centre des décisions concernant les objets d’accès.

 

Objets d’accès : dimensions énergétiques et matérielles

Un smartphone, une tablette, un PC portable Windows ou un Chromebook demandent de l’énergie pour être fabriqués et consomment de l’énergie pendant leur utilisation. Posez autour de vous la question suivante :

Si vous utilisez votre smartphone pendant 3 ans, quel est le pourcentage d’énergie utilisée pour sa fabrication par rapport à son usage ?

Vous constaterez que peu de personnes se sont spontanément posées la question et leurs réponses seront très variées.

Plusieurs études fournissent des réponses, différentes, à cette question. J’ai choisi de vous présenter les résultats de celle réalisée par l’European Environmental Bureau (EEB) ; elle est complète, sérieuse et donne des chiffres pour les smartphones et les PC portables dans l’Union Européenne.

PC portables

Les résultats de l’étude EEB sont résumés dans le tableau ci-dessous.

Les chiffres clefs :

• Avec comme hypothèse que la durée de vie utile d’un PC portable est de 4,5 années, il consomme autant d’énergie pour sa fabrication, 50%, que pour son utilisation.
• Le parc installé en Europe, de l’ordre de 150 millions, génère environ 13 millions de tonnes de CO² par an.

Smartphones

Cette même étude donne les chiffres suivants pour les smartphones :

• Dans ce cas, l’hypothèse de la durée de vie est de 3 ans : la fabrication d’un smartphone consomme 3 fois plus d’énergie que son usage !
• Le parc installé en Europe, de 630 millions de smartphones, émet 14 millions de tonnes de CO² par an, à peu près autant que les PC portables. Comme il y a 4 fois plus de smartphones que de PC, ceci signifie qu’un smartphone est 4 fois moins polluant, en CO², qu’un PC portable.

Un axe d’action recommandé par EBB est d’augmenter la durée de vie d’un smartphone. Si l’on passe de 3 ans à 4 ans, ce qui n’est pas déraisonnable, leurs calculs montrent que l’impact est significatif : La réduction de l’émission de CO² correspond à celle d’un million de voitures.

Individuellement, PCs et smartphones émettent peu de CO² ; collectivement, ils sont des producteurs importants de CO².

Augmenter la durée de vie utile de ces objets d’accès est un moyen efficace de réduire leurs impacts sur la planète : ceci pose la double question de leur réparabilité et de leur obsolescence.

 

Objets d’accès : réparabilité et Frugalité Numérique

L’immense majorité des anciens téléphones portables, non-smartphones, Nokia, Motorola… permettaient l’échange immédiat des batteries. C’est devenu rare sur les smartphones actuels.

Le cas des batteries est un exemple parmi d’autres de la difficulté croissante de réparation des smartphones et PC modernes.

En 2019, j’ai eu deux expériences “inacceptables” dans ce domaine :

• La batterie de mon ordinateur de secours, un Apple Macbook Air de 6 ans, a rendu l’âme. Le point de vente Apple où je suis allé pour la remplacer m’a dit : « votre ordinateur a plus de 5 ans, nous n’avons donc pas de batteries de rechange ». Leur proposition “frugale” était de le reprendre pour 50 € si j’achetais un nouvel ordinateur. Changer d’ordinateur parce que la batterie est morte, c’est comme changer de voiture parce que les pneus sont usés ! Une recherche rapide sur Amazon m’a permis de trouver une batterie compatible, à moins de 50 €, livrée avec les tournevis permettant de démonter les vis “propriétaires” d’Apple. Il faudra un jour qu’Apple m’explique quelle est la valeur ajoutée pour les clients d’avoir inventé des vis différentes du reste du monde !
• La même mésaventure m’est arrivée avec une montre Motorola. Après seulement 3 ans de vie, la batterie est morte et Motorola m’a écrit : “nous avons arrêté de fabriquer des montres et donc de les réparer” ! Les fournisseurs automobiles sont obligés de proposer des pièces de rechange pendant un minimum de 10 années après l’arrêt de fabrication d’un modèle. Il est urgent qu’une loi du même type soit promulguée en Europe. La batterie de rechange pour cette montre existe sur Amazon, à moins de 20 € !

Honte à ces deux entreprises, Apple et Motorola, filiale du chinois Lenovo, pour leur absence totale de considération pour la réparabilité de leurs produits. Avant de leur acheter un nouvel objet d’accès, demandez une réponse écrite à la question : pendant combien d’années garantissez-vous la réparabilité de vos produits ?

Une entreprise peut exiger que les objets d’accès qu’elle achète, smartphones, PC portables ou tablettes soient facilement réparables ; c’est essentiel quand elle a comme objectif d’en augmenter la durée de vie utile.

La société américaine Ifixit est spécialisée dans l’analyse de la réparabilité des objets numériques. A chaque sortie d’un nouvel appareil, elle en achète un exemplaire, le démonte et lui donne une note de réparabilité comprise entre 0, impossible à réparer et 10 si c’est très facile.

Dans le tableau ci-dessous, j’ai choisi six exemples emblématiques d’objets d’accès sortis en 2019, représentant les deux extrêmes de la notation : PC portables, tablettes et smartphones.

• PCs portables : note 1/10 pour Macbook pro, 10/10 pour HP Elite book.
• Tablettes : note 2/10 pour iPad 7, 9/10 pour HP Elite.
• Smartphones : note 2/10 pour Samsung Fold (à la fiabilité “faible”) et 10/10 pour Fairphone 3.

 

Un bon exemple de réparabilité : le smartphone Fairphone 3

Une jeune société des Pays-Bas, Fairphone, propose des smartphones Android qui ont été pensés, dès le premier jour, pour être le plus faciles possible à réparer. Ce sont les seuls smartphones au monde à avoir obtenu la note de 10/10 chez Ifixit.

Leur modèle le plus récent, Fairphone 3, est un smartphone aux performances raisonnables, vendu 450 €. Sur leur site, le prix des principaux composants est affiché :

• Batterie : 29,95 €
• Ecran : 89,95 €
• Caméras : 49,95 €

Tout est prévu pour que le remplacement soit réalisable par les équipes internes d’une entreprise sans avoir besoin de renvoyer le Fairphone 3 au fournisseur.

Des entreprises avec qui je collabore ont acheté quelques exemplaires de Fairphone 3 pour les tester avant de les recommander ; c’est une démarche pragmatique que je propose de généraliser dans toutes les entreprises.

Si, comme je l’espère, le nombre d’entreprises qui s’équipent de Fairphone 3 augmente, je suis persuadé que d’autres fournisseurs entendront le message et feront les efforts nécessaires pour proposer de nouveaux modèles plus faciles à réparer.

Vous souhaitez augmenter au maximum raisonnable la durée de vie utile de tous vos objets d’accès : si la réponse est oui, je vous propose de prendre une décision simple et radicale :

Interdiction totale d’acheter un objet d’accès

qui a un score Ifixit inférieur à 6

Ceci va faciliter vos processus d’achat et de sélection, en réduisant fortement le nombre d’objets d’accès qui répondent à ce critère éliminatoire.

Aurez-vous le… courage de prendre cette décision ?

 

Objets d’accès : obsolescence et Frugalité Numérique

Le marché mondial des objets d’accès est stabilisé depuis quelques années. Pour la période 2020 - 2022, le Gartner Group confirme cette tendance, comme le montre ce tableau. Chaque année, plus de 2 100 millions d’objets numériques d’accès seront vendus, un chiffre élevé, rapporté à la population mondiale d’un peu plus de 7 700 millions de personnes.

Dans une logique de Frugalité Numérique, c’est une bonne nouvelle ; les entreprises peuvent espérer une raisonnable stabilité de l’offre et de la demande d’objets d’accès.

Anticiper les évolutions technologiques pour réduire l’obsolescence

Une voiture bien entretenue avait une durée de vie utile supérieure à 10 ans. C’est de moins en moins vrai au vu des ruptures technologiques majeures qui secouent l’industrie automobile, électricité et conduite autonome. Il faut aujourd’hui se poser la question de la pertinence d’un achat d’un véhicule 100% thermique et anticiper les évolutions des offres et de la demande.

Les mêmes questions se posent aux responsables des choix et des achats d’objets d’accès dans les entreprises.

Si je souhaite que l’objet d’accès acheté aujourd’hui ait une durée de vie maximale, il est indispensable d’anticiper les évolutions techniques qui pourraient le rendre obsolète alors qu’il continuerait à bien fonctionner.

Voici, à titre d’exemples, quelques questions qu’il faut se poser :

• Les réseaux 5G sont annoncés : à quelle date, en 2020, 2021 ou 2022, faudra-t-il exiger qu’un modem 5G soit disponible sur un smartphone.
• La version 6 du WiFi est disponible : quand les nouvelles bornes déployées dans les bureaux devront-elles être en version 6 ? Quand mettre dans les appels d’offres de PC portables que la compatibilité WiFi 6 est obligatoire ?
• Les Chromebooks deviennent des alternatives crédibles aux PC portables Windows. Ils sont maintenant capables d’exécuter toutes les applications Android. Conséquence : acheter un Chromebook qui n’a pas d’écran tactile est une erreur.
• Installer des cartes SIM 4G et 5G sur des PC portables et des tablettes devient possible. Faut-il en faire une priorité ou est-ce que l’utilisation d’un smartphone comme routeur est suffisante ?
• Faut-il fixer des capacités minimales pour les mémoires, les processeurs, les capacités des capteurs photographiques, la taille des écrans... ? Si oui, lesquelles ?
• ...

Pour aider dans ces décisions, une entreprise peut se fixer une durée de vie minimale pour chaque famille d’objets d’accès.

Je vous propose d’utiliser comme minima les chiffres suivants :

• Smartphones : 4 années.
• PC portables : 6 années. Google garantit maintenant qu’un Chromebook pourra être mis à jour pendant un minimum de 8 années.
• Tablettes : 5 années.

 

Objets d’accès : une nouvelle collaboration entre DSI et collaborateurs

En privilégiant la réparabilité et une durée de vie technique allongée, les entreprises peuvent augmenter la durée de vie utile de tous les objets d’accès. C’est en agissant sur ces deux dimensions que l’entreprise peut améliorer sa Frugalité Numérique pour les objets d’accès.

Les dimensions techniques réglées, reste le plus difficile : mettre en œuvre les changements humains et organisationnels qui permettent d’en tirer parti.

Une nouvelle démarche est nécessaire : je l’ai nommée :

OAaaS : Objet d’Accès as a Service

Le schéma ci-dessous résume les principes de la démarche OAaaS.

Les principes en sont simples, la mise en œuvre, beaucoup moins !

L’idée forte est la suivante : il faut réduire la dimension “personnelle” des objets d’accès et les banaliser.

Pour assurer le succès de cette démarche, la DSI et les collaborateurs devront travailler avec de nouvelles responsabilités mutuelles.

 

Objets d’accès : responsabilités des collaborateurs

Pour accéder à mes applications professionnelles, j’ai besoin d’objets d’accès. La démarche proposée permet à chaque collaborateur de choisir le ou les objets dont il a besoin, à un instant donné, pour des activités qui peuvent changer selon les lieux ou les conditions de travail.

En prenant comme exemple les voitures de services, je peux demander un 4x4 pour mener une inspection dans une région de montagne et une petite voiture facile à garer si je dois rencontrer un client dans une grande ville.

Avec beaucoup de pragmatisme, je vais demander aux équipes de la DSI de m’équiper en fonction de mes besoins spécifiques, et changeants :

• Pour mes usages permanents “normaux”, je considère qu’un Chromebook tactile de 13 pouces est l’objet d’accès le mieux adapté, complété par un smartphone Android milieu de gamme.
• Je pars pour une tournée internationale dans quatre pays différents pendant 10 jours : je vais souhaiter partir avec deux ordinateurs portables pour éviter des problèmes en cas de vol ou de casse. Je demanderai aussi un téléphone “Google Fi”, acheté aux USA, qui permet un roaming international à coût raisonnable dans 200 pays.
• Je vais travailler pendant 48 heures dans une zone avec des risques d’explosion, comme une raffinerie de pétrole : je vais demander une tablette “ATEX”, anti-explosion.

Ces règles d’attribution d’objets d’accès aux collaborateurs ont pour objectif principal d’optimiser, et les usages et le parc installé. Il ne s’agit pas de changer pour changer, mais il faut casser le principe actuel de l’attribution “définitive” d’un objet d’accès à un collaborateur.

Pour fonctionner, la démarche OAaaS s’appuie sur des principes simples et peu nombreux :

• Le nombre, la nature et la puissance des objets d’accès utilisés par un collaborateur ne sont pas liés à son niveau hiérarchique ou à la direction où il travaille. Les dirigeants sont rarement les personnes qui ont le plus besoin d’outils puissants !
• Les objets d’accès sont affectés aux collaborateurs selon leurs besoins professionnels à un moment donné.
• Un collaborateur dont le métier ou les besoins numériques évoluent se verra proposer des objets d’accès différents, si nécessaire.
• Quand un collaborateur a besoin d’un objet d’accès spécialisé pour une mission de quelques jours, il fait une demande à la DSI, qui lui remettra ceux qui correspondent le mieux à sa demande.

Pour répondre à ces nouveaux modes de “consommation” d’objets d’accès, les équipes de la DSI doivent, elles aussi, changer leurs modes de fonctionnement.

 

Objets d’accès : responsabilités de la DSI

La DSI devient gestionnaire d’un parc d’objets d’accès, mis au service de tous les collaborateurs de l’entreprise. Toutes les “bonnes pratiques” d’une gestion de parcs, automobile par exemple, peuvent être reprises pour cette gestion d’objets d’accès.

• La priorité reste bien sûr d’offrir le meilleur service possible aux collaborateur:
  • Une variété suffisante : tailles d’écrans, puissance.
  • La capacité de répondre à des demandes ponctuelles, pour des objets d’accès spécialisés.
  • La mise à disposition d’objets d’accès performants, modernes et durables.
• La DSI propose une variété raisonnable d’objets d’accès à son catalogue, pour couvrir l’essentiel des attentes des collaborateurs de l’entreprise :
  • Caractéristiques techniques : puissance, poids, taille, mémoire...
  • PCs, Smartphones, Tablettes et Chromebooks.
  •  …

• La DSI optimise le parc d’objets d’accès en privilégiant la réparabilité et la durée de vie utile, comme on l’a vu plus haut. Lorsque les parcs sont importants, il peut être envisagé de disposer d’un atelier interne pour les réparations de base et accélérer les remises en service.
• La rotation des objets d’accès devient une pratique courante : tout objet d’accès qui est retourné à la DSI peut être réalloué à une autre personne.
• Pour les objets d’accès en fin de vie utile, le recyclage fait partie des priorités.

 

Objets d’accès : usages professionnels et personnels

Pour améliorer leur Frugalité Numérique, les entreprises doivent se poser la question des usages professionnels et personnels des objets d’accès.

Comme on l’a vu plus haut, la part de l’énergie nécessaire pour fabriquer un smartphone ou un PC portable est importante.

C’est encore plus vrai pour la consommation des matériaux, souvent rares, utilisés pour leur fabrication.

La majorité des PC portables, chromebooks, tablettes ou smartphones peuvent être utilisés pour des usages professionnels et personnels.

Il est aujourd’hui possible de séparer efficacement, sur un même objet d’accès, les usages personnels et professionnels en déployant des solutions EMM (Enterprise Mobile Management) dont c’est l’une des fonctions essentielles.

Ceci permet de répondre aux inquiétudes sur la confidentialité des données et des usages, la sécurité des contenus professionnels, les risques de “surveillance” des collaborateurs et autres “alibis” utilisés pour maintenir le statu quo.

Si les collaborateurs et la DSI acceptent d’utiliser les mêmes objets d’accès pour tous les usages, les impacts énergétiques sont faciles à mesurer :

• Sur 4 années, utiliser un seul smartphone au lieu de deux réduit de 37% la consommation d’énergie électrique. Le calcul est simple :
  • 2 smartphones : 75% x 2 pour production et 25% x 2 pour usages = 200.
  • 1 seul smartphone : 75% x 1 et 25% x 2 = 125.
• Sur 5 années, utiliser un seul PC portable au lieu de deux réduit de 25% la consommation d’énergie électrique, selon un calcul similaire :
  • 2 PC portables : 50% x 2 pour production et 50% x 2 pour usages = 200.
  • 1 seul PC portable : 50% x 1 et 50% x 2 = 150.

Les impacts sur la consommation de matières premières rares sont évidents ! Utiliser un seul smartphone, un seul PC portable divise par deux cette consommation.

Deux démarches différentes permettent de partager un seul objet d’accès pour ses usages personnels et professionnels :

• BYOD : Bring Your Own Device : un collaborateur utilise un objet d’accès personnel pour ses usages professionnels.
• COPE : Company Owned, Personally Enabled : un collaborateur utilise un objet d’accès fourni par entreprise pour ses usages personnels.

BYOD et COPE peuvent s’appliquer à des PC portables, des tablettes ou des smartphones.

Ces démarches BYOD et COPE sont beaucoup moins fréquentes que je pouvais l’espérer il y a quelques années : des réticences fortes sont venues des deux côtés, utilisateurs et DSI.

Expliquer aux collaborateurs et aux DSI que ces démarches ont des impacts forts et immédiats sur la consommation d’énergie et l’usage de ressources rares peut leur redonner un fort regain d’intérêt. Ce serait une bonne nouvelle de plus pour la planète !

 

Indicateurs de performance (KPI) Frugalité Numérique pour parc d’objets d’accès

Pour suivre les progrès réalisés dans une démarche Frugalité Numérique, la DSI peut choisir un petit nombre d’indicateurs de performances (KPI) dédiés. Il est important de ne pas mélanger ces KPIs avec ceux, plus traditionnels, utilisés pour le suivi financier des objets d’accès.

Je vous propose une première liste de KPIs pertinents pour suivre les progrès de la Frugalité Numérique dans sa dimension Objets d’Accès :

• Age moyen du parc.
• Age moyen des objets retirés.
• Pourcentage des objets réparés et remis en circulation.
• Pourcentage d’objets en BYOD.
• Pourcentage d’objets en COPE.

Ces KPIs, suivis mensuellement, sont calculés pour chaque famille d’objets d’accès, PC, Smartphones, Chromebooks et Tablettes.

 

Synthèse

Les objets d’accès sont l’une des composantes les plus efficaces des outils numériques pour sensibiliser rapidement une entreprise aux potentiels de la Frugalité Numérique.

Chaque collaborateur est concerné, chaque collaborateur peut mesurer l’impact de ses décisions individuelles, telles que BYOD ou COPE, prises en accord avec celles de l’entreprise.

C’est aussi un moyen efficace pour donner plus de visibilité à la DSI qui, en soutien des collaborateurs, va montrer qu’elle participe activement à l’amélioration de la Frugalité Numérique, au service de la planète.

Obtenir rapidement des résultats significatifs, mesurables, et qui parlent à tout le monde en privilégiant une démarche innovante de gestion des objets d’accès, c’est un bon exemple d’un projet “gagnant - gagnant “.

 

Quatrième partie : les réseaux

Comments

[Rédigé par : Arnaud]

Merci pour ces explications et cette sensibilisation à la frugalité numérique, peu de gens en parlent dans des termes objectifs et compréhensibles, c'est pourtant un vrai sujet.

[Rédigé par : Louis Nauges]

@ Arnaud
Merci pour vos encouragements à continuer ces actions de sensibilisation sur un thème, qui comme vous le confirmez, devrait être un sujet majeur, pour toutes les entreprises.